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西真理子の名言

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西真理子のプロフィール

西真理子、にし・まりこ。日本のビジネストレーナー、カリスマ秘書。長崎県出身。国際基督教大学教養学部卒業後、外資系企業数社で役員秘書を務めた。その後、英語コーチ、ビジネストレーナーなどを務めた。日本人としてはじめて米国公認秘書検定、米国上級秘書検定に合格。

西真理子の名言 一覧

ミス防止に必要なのは、常に想像力を働かせること。何か仕事を頼まれたとき「どうするのが相手にとって最善か」と、物事を先回りして想像するのです。


電話応対の際や、口頭で指示を受けたときは、メモを取ることが基本中の基本ですよね。私はB5サイズの縦型の速記帳を愛用していました。立ったままでも書きやすく、個人的に気に入っていました。メモを取るときは、固有名詞や日時、場所は間違いのないよう復唱して書き留めていました。上司は忙しいので、パッと指示して終わりになりがちですが、こうしたひと手間をかけることでミスを防ぐことができていたと思います。


ミスを防ぐため、一人でできる仕事でも、あえて複数人で確認しながら行う方法も採っていました。請求書など、絶対に送り間違ってはいけない書類を発送する際、先輩は常に私をアシスタント役に据えました。封筒と請求書の宛名が合っているか、二人で読み合わせをしてから封を閉じていたのです。お礼状や招待状なども、複数人での確認は必須です。宛名間違いは相手に失礼ですし、ひいては会社の信用にもかかわりますから。


情報共有不足によるミスも秘書室では起こりがちです。たとえば、ときどき社名を名乗らず苗字だけ名乗って電話をかけてくるお客様がいらっしゃいます。その方が上司と親しい方の場合、「どちらの……」と聞き返すと大問題になりかねません。秘書室の人間ならそれを知っていて当たり前なのですが、他部門の人や新人は知らないので、異動や新卒の配属時期はこうした情報を共有することは必須事項でした。


一流企業の秘書には気配りができる人材が集まっています。それゆえ起こりやすいミスの一つに、「あの人がやってくれているだろう」という思い込みによるミスがあります。「自分が気づいているのだから、周囲も気づいているはず」とお互いに思い込み、誰も着手していなかった……という事態になってしまう、ということです。実は私もこのミスの経験があります。


西真理子の経歴・略歴

西真理子、にし・まりこ。日本のビジネストレーナー、カリスマ秘書。長崎県出身。国際基督教大学教養学部卒業後、外資系企業数社で役員秘書を務めた。その後、英語コーチ、ビジネストレーナーなどを務めた。日本人としてはじめて米国公認秘書検定、米国上級秘書検定に合格。

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