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藤井美保代の名言

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藤井美保代のプロフィール

藤井美保代、ふじい・みほよ。日本の人材育成プロデューサー。大学卒業後、ソニービルを運営するソニー企業(株)を経て、ソニー関連の人材育成会社に入社。組織活性化の業務を担当。その後、ビジネスプラスサポートを設立し、研修・コンサルティングを行った。主な著書に『事務ミスゼロの仕事術 ミスをとことん防ぐ50の小ワザ』『事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本 仕事を効率化する88の小さな工夫』『オフィスの事務改善 残業ゼロの仕事術』『仕事が楽しくなる!イキイキ事務改善 悩んだときこそ改善のチャンス』ほか。

藤井美保代の名言 一覧

「判断」は、管理職の重要な仕事。ここで迷いやブレのない迅速な対応をするためには、自らの判断基準をきちんと持っておくことが必要。


思いつきで進めるのではなく、確固たる軸や信念を持って臨むことは、仕事の精度アップ、成果物のクオリティ向上にもつながる、最重要の基盤。


「やらないことを決めている」のが「できる人」の大きな特徴。人に任せても良い仕事を自ら抱え込んだり、重要性・必然性のない仕事を慣例だからと漫然と続けたりするのはやめましょう。


「慎重に仕事をすればミスがなくなる」という考え方こそが、ミスが減らない原因。注意を徹底するといった精神論ではなく、「ミスが起きない仕組み」を作ることが大切。


ミスを繰り返してしまう最大の原因は、自分が犯したミスと、きちんと向き合っていないことにある。考えるだけでなく、文字にする点がポイント。


同じ仕事を長時間続けていると、集中力が途切れやすい。50分間、仕事をしたら、10分は別の仕事をするという方法で、事務ミスを格段に減らした企業もあります。


そもそも人間は忘れやすいものだ、というのが私の考えです。絶対に忘れないという人はいません。ですから、忘れることを前提にして、忘れないための仕組みをつくることが大事だと思います。


私が受ける業務改善の相談には、「書類の運用ルールを確立したものの、それが長続きしない」というケースが少なくありません。それはたいてい仕組みがシンプルでないことに原因があります。取り出したりしまったりすることに手間がかかると、それにストレスを感じてしまい、机の上や、適当な空きスペースなどに放置するということが起こりがちです。その結果、大事な資料の行方がわからなくなるといった事態も起きてしまいます。


資料や書類をきれいに収納するのも大切ですが、いざというときにうっかり持ち出すのを忘れてしまったり、探し出すのに時間がかかったりするようでは意味がありません。シンプルな仕組みで整理することがポイントです。


一流のスポーツ選手は皆イメージトレーニングを欠かさないといいますが、それはビジネスマンにとっても必要なものです。朝のほんのわずかな時間のシミュレーションがうっかりミスを防ぎ、あなたの仕事の完成度を高めてくれるはずです。


メモについて大事なのは、「書いた内容を実行する時間を決める」ということです。急がない仕事や時間がかかる仕事については、手帳やTODOリストに書き写すようにしましょう。こうした時間を1日のうちに2~3回設けておくと、ついうっかり忘れてしまったというミスはかなりの程度減らせるでしょう。


うっかりミスを防ぐためには、一日のはじめにその日の行動をイメージしてみることも有効です。朝の通勤時間の中など、ちょっとした時間に今日の予定をスマートに進める自分の姿を想像してみるのです。すると、あの件についての確認がまだだった、あの資料を忘れずに持っていかなくちゃと気づくことが多いはずです。


スキマ時間を上手に使えるか否かも、差がつくポイント。役に立つのは、スキマ時間専用のタスクを用意する習慣。「5分かかる仕事」「10分かかる仕事」「15分かかる仕事」と3種類ほど用意して付箋に書き、目につくところに貼っておけば、「電話の折り返し待ち」などの突然のスキマ時間もムダにせずに済みます。


上手な休憩の秘訣は、「脱マンネリ」。席を立って洗面所に行くなら、ときには別のフロアに行ってみる。ランチに行くなら毎日同じ人とではなく、別の部署の誰かを誘ってみる。このように場所や人を変えると、脳が触発されます。


普段からクセにしておきたいのがデスクの整頓。書類にせよ文房具にせよ、使いたいものは「6秒以内」に出せるようにしておくのが鉄則。動線を考えて、デスクの上に適切に道具を配置し、引き出しの中にしまうものも定位置を決めましょう。


部下からの報告や相談で業務が細切れになりがちな場合は、定期的に「報連相タイム」を設けましょう。アポも会議も入れず情報共有に徹する時間を持つことで、進捗状況を俯瞰的に見られますし、一人のメンバーがひそかに業務を抱え込む「タコツボ化」も防げます。


できる人は、休憩も大事にしています。集中すべきときは集中、力を抜くべきときに抜く、といったメリハリをつけているのです。休む間も惜しんで、デスクで昼食を摂りながら作業を続ける人がよくいますが、これでは午後の余力を失ってしまいます。


最近、ニーズの高い研修のテーマは「事務ミス」に関するものですね。いくら企業努力を重ねても、ミスをすれば会社の信用失墜など取り返しのつかない事態につながる場合もありますから。


判断基準には、「正解」があるわけではありません。答えは会社の方針や業務内容によって違ってくるでしょう。リーダーはその背景を理解したうえで、組織としての価値観、つまり仕事に携わるうえでの「これははずさない」という基準を明確に持つべきです。そして、それに基づく判断基準をチームに周知させることも忘れてはいけません。「うちのチームはこれを第一に考える」という指針があれば、メンバーが優先順位に迷って業務を停滞させる事態を防げます。


各人の業務のムラをなくすには「持ち回り制」が有効。たとえば、電話を取る役目を1時間ごとの交代制にすれば、1人は電話に、他のメンバーは仕事に集中できて合理的です。逆に、「集中タイム」を交替制にするのも良い方法です。電話も取り次がず、相談ごとも持ち掛けない時間を1人1時間ずつ持たせることで、各人の「細切れ」を予防できます。


複数のタスクを同時並行的に進めるより、ひとつひとつの仕事に集中するほうが生産性は上がります。そこでお勧めしたいのが、メールを見る回数を限定すること。返信に追われたり、その都度発生する用事に対応したりしていると、業務が細切れになり、集中力も途切れます。いったん途切れた集中力は、取り戻すのに15~20分かかると言われます。メールチェックは「朝・午後1時・夕方」など、1日3回程度に決めておくと良いでしょう。


一日の間では、午前中に効率が上がる、と言われています。企画書づくりや資料分析等の「ナレッジワーク」は午前中に充て、午後はルーティンワークに充てる、といった工夫をすると、進みが格段に速くなります。一方、朝一番に何をするかという点も重要です。スタートダッシュとして滑り出しを良くすることも必要ですから、いきなりハードルが高い仕事をするのも考え物。素早くできることや得意なことを最初に行なって勢いをつけてから、ナレッジワークに移ると良いでしょう。


「やらなくていいこと」は、日々の業務のあらゆるところに潜んでいます。たとえば、慣例として続けている定例会議は必要なのかどうか、またそうした社内会議のための資料を人数分用意することが必要なのかどうか。そうした点に常時目を光らせて、ムダを見つけたら「なくす」→「へらす」→「かえる」の優先順位で、絶えず効率化を繰り返す「カイゼン」の視点が不可欠。


藤井美保代の経歴・略歴

藤井美保代、ふじい・みほよ。日本の人材育成プロデューサー。大学卒業後、ソニービルを運営するソニー企業(株)を経て、ソニー関連の人材育成会社に入社。組織活性化の業務を担当。その後、ビジネスプラスサポートを設立し、研修・コンサルティングを行った。主な著書に『事務ミスゼロの仕事術 ミスをとことん防ぐ50の小ワザ』『事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本 仕事を効率化する88の小さな工夫』『オフィスの事務改善 残業ゼロの仕事術』『仕事が楽しくなる!イキイキ事務改善 悩んだときこそ改善のチャンス』ほか。