水口和彦の名言

水口和彦のプロフィール

水口和彦、みずぐち・かずひこ。日本のコンサルタント。石川県出身。大阪大学大学院理学研究科修士課程を修了後、住友電気工業に入社。エンジニアとして新製品開発に従事したのち、生産管理・品質管理の仕事を通じて時間管理の重要性に気づきシンプルな時間管理法を提唱。著書に『時間活用術』『王様の時間術』『時間管理の基本とコツ』『仕事力が3倍アップする時間活用法』『仕事に追われない超時間術』。

水口和彦の名言 一覧

仕事時間の2割は余裕を残しておくことが時間管理の大前提。


悪い報告が遅れがちな部下は、過去に上司に悪い報告をした時に、「バカヤロウ」と叱責された経験がある場合が多い。「悪い報告はしない方が得」と条件付けされたわけです。


使える時間に対してタスクが多すぎる場合は、不要なタスクを可能な限り減らしていくと同時に、部下に任せていくことも必要です。部下に任せることで、「自分がいないと仕事が回らない」状況を減らしていくことにもつながります。


その人にしかできない仕事が多い、つまり仕事が属人化するほど、休みにくい職場になります。部下に仕事を任せるだけでなく、チーム内で仕事のやり方を共有し、誰もができる仕事を増やしていくことも大切です。


自分の仕事量を管理したり、時間を有効に使うためには、毎週のスケジュール以外に長期的なスケジュールを考えることが有効。


メールにかかる時間は、普段はあまり意識しないかもしれませんが、積もり積もればかなり大きな時間になります。メールの使い方を見直すだけで、無駄な時間はかなり削減できるのです。


メールを開いたら、その場で処理するか、タスクとして手帳に書き記すか。どちらかを確実に実行していくことで、二度手間による時間の無駄が省けます。


相手にとって返信しやすいメールを送ることも、仕事の効率を上げる上で重要なポイントです。たとえば、日程を調整する場合にはあらかじめ選択肢を提示する、あるいは要点を個条書きにまとめるなど、相手が読んでわかりやすい、決断しやすい工夫も必要でしょう。読みやすいメールほど相手は返信しやすいですし、相手からの返信が早ければ、結果的に自分の仕事もはかどります。


メールを利用するメリットは、電話と違って「自分の都合のいい時間に処理できること」だったはずです。しかし、昨今はメールに振り回されて、自分の仕事のペースを乱されている人が増えているようです。メールのメリットを最大限に活かすには、メール処理を自分のコントロール下に置くことです。それを意識してメールの使い方を見直すだけで、仕事の効率は格段に上がるでしょう。


メールをチェックしたらその場ですぐ処理することが大事です。すぐに返事の出せるものには即返信します。その場ですぐに返信できないもの、たとえば返信前に何か作業が必要なものに関しては、とりかかる日付を決め、手帳に書き込んでしまいます。手帳に書き込んでしまえば、あとで作業をするときに「やり残した仕事はないかな?」と探す手間が省けますし、メールを見落として存在自体を忘れてしまうというミスも防げます。


メール処理の時間を決めておくことが大事です。1日のうちに5~6回、仕事の区切りのいい時間にまとめてチェックするようにします。その間の90分~2時間ほどは仕事に集中して、メールは見ないようにするのです。


メール処理の無駄を省くための一番のポイントは、「同じメールを2度見ない」ということです。言い換えれば、「メールは最初に読んだときに処理をしてしまう」ということです。そのためには、個別の仕事をしながら五月雨式にメールを処理するのではなく、ルールを定めてメール処理に集中する必要があります。


1日のうち、メールの処理にどのくらいの時間をかけているか測ってみたことはありますか。メール1通の処理を5分で済ませても、たった12通で1時間です。おそらく、多くの人が1時間では収まっていないのではないでしょうか。労働時間を1日8時間として、1時間はそのうち12.5%にもなります。この時間をいかに短縮できるかが、仕事の効率を上げる上ではとても重要です。


タスク(時間が決まっていない仕事)やアポ(時間が決まっている仕事)はそれが発生した時点で書き込むことが大切です。「毎朝、計画を立てる時間をつくる」などと決めるのではなく、思いついたときにすぐ書き込んでいけば、いつスケジュール表を開いても、常に「今日やるべきこと」が整理されている状態が保たれます。


残業を減らすには、仕事を依頼された時点で、その仕事をやるか、やらないかを正しく判断することがまず大切です。そのためには、自分が抱えている仕事量と、どれだけ時間的な余裕が残されているかを、常に把握している必要があります。


「仕事を頼まれると断れない」という人は、性格というより「これ以上仕事を増やすのは無理だ」という自覚が持てないところに問題があります。その点、タスク(時間が決まっていない仕事)とアポ(時間が決まっている仕事)の見える化で先を見通すことができれば、キャパシティを超える仕事が来た時点で、これ以上は引き受けられないと自信をもって判断できるようになります。また、仕事を依頼してきた相手にも、できない理由をきちんと述べたうえで断わることができるので、相手の納得も得やすくなるでしょう。


よく「仕事に優先順位をつけなさい」といわれますが、私はあまり意味がないと考えます。優先順位の高いものから取り組めば、優先順位の低いものは先延ばしになります。優先順位が低いとはいえ、片づけるべき仕事であることに違いはないのに、それがいつまでも残っていると気分的にもスッキリしません。優先順位をつけずに「やる」か「やらないか」だけを早い段階で判断することを重視すべきです。そのうえで「やる」と判断した仕事について、仕事の期限と自分の空き時間で判断して割り振ればいいのです。


今日やるべきことを見える化することは、仕事の時間を減らすだけでなく、仕事量そのものを減らすことにもつながります。仕事を抱え込みがちな人はそもそも、仕事を引き受けた時点では「何とかなるだろう」と思っていることが多いものです。しかし実際は、手をつけられないまま時間だけが過ぎていき、気がついたら期限直前になってしまうのです。


自分の仕事を整理する際に、仕事を「アポ」と「タスク」に分けて考えることが必要です。「アポ」は約束した打ち合わせや会議など、時間が固定された仕事のことです。「タスク」は時間が固定されていない仕事です。残業を減らすためには、このアポとタスクを整理して見える化し、自分が抱えている仕事量を管理できるようになればいいわけです。


計画の段階では仕事量を把握することが重要であり、何をどの順番でやるかは当日決めればいいと考えてください。仮にタスクを実行する時刻まで決めても、当日になって突発的な仕事が入れば計画を立て直さなくてはいけなくなります。あらかじめ予定表を埋めたくなる気持ちになるかもしれませんが、その日になって決める「ゆるさ」があった方がかえってスムーズに進むことも多いのです。


条件付けは行動後60秒で決まる。部下が悪い報告をしてきたら60秒以内に感謝しましょう。これがいい上司。すると「悪い報告は早くしよう」と部下に条件付けられる。間のいい部下が自然にできる。


タスクに使える時間は、ポジションが上がるにつれて減る傾向にあります。なぜなら、アポイントメントや予定外の仕事が増えていくからです。ただし、この2つの仕事ももしかすると減らせるのではないか、という視点は持っておくとよいでしょう。


部下に仕事を任せられない理由として、「自分がやったほうが早い」「自分がやらないと間に合わない」という声をよく聞きます。確かにそうなのですが、そうであれば、早めに取りかかってはどうでしょう。早めに取りかかれば、教えながら進めていくことも不可能ではありません。


仕事の進捗を管理できずに、とりあえず目の前のことを片づけていかなければならない状況では、「心配だから休むのはやめよう」と考えがちです。これは休みに限ったことではなく、プライベートの時間にも仕事のことが気になったり、つい残業してしまったりするのも同じことです。


短期的な仕事にばかり集中すると、長期的なプロジェクトに致命的な遅れが生じてしまう危険性がある。それを防ぐためにも、13週間(3カ月)分先までの予定を書き出して整理しておきましょう。


月単位で考える欠点は、どうしても月末に帳尻を合わせる結果になりがちなことです。月の前半は油断して時間をムダに過ごし、後半で慌てます。1週間単位で考えれば、油断は激減するでしょう。


本当に重要なことならば、リストアップするだけではなく、実行する日付を決めてしまう。その日のスケジュールに組み込んでしまえばいい。緊急度で比較すると後回しにしやすいので、緊急度の軸を外し、その日にするタスクの1つとして同じ土俵に乗せることがコツと言える。


仕事時間の2割をスカスカにしても、予定外の仕事が割り込み、アポイントメントの時間が延び、タスクは予定通りの時間では終わらないでしょう。従って、分刻みのスケジュールを立てるのは非現実的。


中間管理職が休みを取りづらいのは、「仕事のことが心配で休めない」という理由が大きいと思います。仕事のことが心配になるのは、タイムマネジメントができていないことが一番の原因です。もし、仕事が順調に進んでいて、「このペースなら期限までに終わるだろう」とわかっていれば、安心して休みを取ることができます。


部下からの相談に応じるのは上司の役目ですが、部下がいちいち上司にお伺いを立てないと仕事を進められない状況はよくありません。どこまでなら部下の判断で進めて問題ないかを教えていくことで、改善していくことができます。教え方としては、部下から報告を受けたときに、自分で判断すべきかどうかの線引きを個別に示していくのがよいでしょう。手間のかかる作業ですが、長い目で見れば、部下の裁量で進められる仕事を増やしていくのに役立ちます。


部下への進捗確認は、タイミングが大事です。よくあるのは、期限が近づいた頃に「あと2日だけど大丈夫か?」と確認するやり方です。これはあまりお勧めしません。なぜなら、こう質問された部下は、多少状況が悪くても、あと2日で挽回する前提で「大丈夫です」と憶測で答えるものだからです。正しい進捗確認は、スタート日に確認することです。仕事の遅れは、スタートの遅れが原因であることがほとんどです。あらかじめ仕事のスタート日を部下と合意しておき、その日のスケジュールに「○○さんの仕事のスタート確認」と書き込んでおけば、その日に忘れずに確認できます。もし、予定どおりスタートできていなければ、その事実をもとに具体的な対策を指導できるメリットもあります。このように、確認する日を決めておけば、「任せたあの仕事は大丈夫だろうか」といつも心配する必要はありません。


タスク管理のポイントは、事前にタスクの実行日を決め、その日に振り分けることです。タスク管理というと、TODOリストのようにタスクを書き出すことに意識が向きがちですが、書き出すだけでは、仕事の進捗や時間に対する仕事量がつかめないので、十分とは言えません。「この日にやる」と決め、その日の予定に組み込んではじめて、一日の仕事量として適切か、期日までにどれくらい余裕があるかを把握することができます。いざ休みを取るときも、「これなら明日休んでも大丈夫」と、安心して休むことができます。


水口和彦の経歴・略歴

水口和彦、みずぐち・かずひこ。日本のコンサルタント。石川県出身。大阪大学大学院理学研究科修士課程を修了後、住友電気工業に入社。エンジニアとして新製品開発に従事したのち、生産管理・品質管理の仕事を通じて時間管理の重要性に気づきシンプルな時間管理法を提唱。著書に『時間活用術』『王様の時間術』『時間管理の基本とコツ』『仕事力が3倍アップする時間活用法』『仕事に追われない超時間術』。

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