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中川路亜紀の名言

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中川路亜紀のプロフィール

中川路亜紀、なかかわじ・あき。日本のビジネスコーチ(コミュニケーション)。「コミュニケーション・ファクトリー」代表。兵庫県出身。早稲田大学第一文学部卒業後、出版社を経て独立。ビジネス文書やコミュニケーションについて教えた。著書に『気のきいた短いメールが書ける本』『ビジネスメール文章術』。

中川路亜紀の名言 一覧

内容を省略しすぎて必要な情報が抜けてしまったら、ビジネスメールとして成立しません。また、最低限の丁寧な表現まですべて省くと、相手に不快感を与えてしまいます。短く端的で、ほどよい礼儀正しさを備えたメールを書くこと。これが今、あらゆる人に求められるスキルになっています。


メールを使うべきではない場面もあります。とくに相手に損害を与えるようなトラブルが発生した際は、まず電話で第一報を伝えるのがマナー。どんなに丁寧に書いても「そんな大事なことは、直接伝えるべきだろう」と不快に感じる人が多いものです。コミュニケーションツールが多様化したからこそ、その特性に合わせて上手に使い分けることも、これからの時代に求められるスキルと言えるでしょう。


最近はSNSの影響か、末尾の署名を省く人が増えましたが、これも相手に迷惑をかける可能性があるので要注意。相手に郵送したいものがあるときなど、署名がないとわざわざ名刺を探したり、住所や電話番号を問い合わせる手間がかかります。今はメールのやりとりだけで仕事が進む案件も多いので、署名は名刺代わりと考えて、必要事項をきちんと書きましょう。


提案したいのが、メールの文末の表現を工夫したり、気の利いた一文を添える方法です。たとえば、語尾の「お送りください」を「お送りくださいますようお願いいたします」と変えるだけで、相手が感じるプレッシャーは和らぎます。また、頼みごとをするなら、「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」などと添えるだけで印象は大きく変わります。


ビジネスメールで何よりも基本となるのは、読む相手のことを思いやることです。対面のコミュニケーションとは違い、メールはお互いの表情や声などがわからないので、相手に冷たい印象や威圧感を与えることがあります。こちらは笑顔で「明日までにお送りください」と書いても、相手は「無理強いされているようで怖い」と感じる可能性もあるのです。かと言って、あまり過剰に丁寧な表現で長文を書くのも、メールのコミュニケーションにはふさわしくありません。


相手との関係性やコミュニケーションの回数によって書き方を調整するのも端的かつ礼儀正しく伝えるコツです。たとえば、初めてメールを送る相手には、文章に最大限の配慮をすべきです。とくに最初のメールが依頼であれば、「不躾なお願いで恐縮ですが」などといった丁寧なひと言を添えましょう。一方、気心が知れた相手ならば、こうした表現は省いて構いません。むしろ頻繁にやりとりする相手にルーティンな連絡をする場合は、簡潔かつワンパターンな文章でOK。「お世話になっております。今月分の請求書をお送りください」といった定型文が毎回届けば、相手も「特別なことはなく、いつもどおりでいい」とわかって効率的です。


ビジネスメールに必要なスキルや心得るべきマナーは、時代とともに変化してきました。メールが仕事で使われ始めた頃は、パソコンのスペックが低かったので、データ容量が大きくならないよう、宛名も挨拶もなしで電報のように用件のみを書くのがマナーでした。しかしIT環境が進化するにつれ、時候の挨拶や丁寧な前置きを書く人が増え、メールは次第に長くなる傾向が続きました。それが最近は、再び短さや簡潔さが求められるようになりました。仕事の効率や生産性の向上が求められるようになったことに加え、LINEやメッセンジャーなどのSNSが普及し、短文でのやり取りが増えたことも大きく影響しています。


中川路亜紀の経歴・略歴

中川路亜紀、なかかわじ・あき。日本のビジネスコーチ(コミュニケーション)。「コミュニケーション・ファクトリー」代表。兵庫県出身。早稲田大学第一文学部卒業後、出版社を経て独立。ビジネス文書やコミュニケーションについて教えた。著書に『気のきいた短いメールが書ける本』『ビジネスメール文章術』。

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