藤沢晃治の名言 一覧

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藤沢晃治のプロフィール

藤沢晃治、ふじさわ・こうじ。日本のコミュニケーション研究家。慶應義塾大学卒業後、大手メーカーにソフトウェア・エンジニアとして長期間勤務。その後退職し、コミュニケーションや英語、仕事術などについての執筆活動を行った。『分かりやすい説明の技術』シリーズは3冊で60万部を超えるベストセラーとなった。著書に『日本人が英語をモノにする一番確実な勉強法』『頭のいい段取りの技術』『心を動かすプレゼンの技術』『判断力を強くする』ほか。

段取り上手な人は、「残業は絶対にしない」「○○時までにこの仕事を必ず終わらせる」という明確な目標をもっています。その目標があるから、仕事の効率を上げるため、猛烈に努力するのです。つまり、「時間は有限である」ことを改めて意識し、仕事の終了時間を厳守する姿勢が、段取り上手になるための第一歩といえるでしょう。


段取り下手な人ほど、なるべく仕事を早く終えようと、ギリギリの日程を組みたがる傾向があるような気がします。しかし、これはNGです。予期せぬトラブルなどを想定し、ある程度の余裕(バッファ)をもたせたスケジュールを組むことが大切です。


仕事の処理の仕方を、「直列処理」から「並列処理」へと転換することも大切です。直列処理とは、ひとつの仕事が終わってから次の仕事に取りかかること。並列処理は複数の仕事を同時に並行して進めることです。わかりやすい料理の例を挙げれば、鍋でお湯を沸かしているあいだに、何か別の作業をするというのは、誰もがやっていることです。仕事も同じで、複数の仕事を同時に処理できるように仕事の手順を考える習慣をもつようにしましょう。


私は会社員時代、ミーティングや外部との打ち合わせなど、自分以外の誰かと係わらざるを得ない仕事はできるだけ午前中に設定し、午後は自分一人でできる仕事に充てるようにしていました。より優先度の高い仕事を先に済ませることで、それ以外の仕事にも集中して取り組み、効率を高めることができたのです。


優先順位の高い仕事は、できるだけ早く、一日のうちなら午前中に片づけるようにすると、その日の仕事を効率よく進めることができます。


優先順位の高い仕事とは、周囲の人に影響を与える仕事、簡単にいえば、遅れると誰かの迷惑をかけてしまう仕事のことです。あるいは、これを処理しないと次に進めないという仕事も優先順位が高いといえるでしょう。これらの仕事は、アクションリストの中で目立つように赤字で色分けしておくとわかりやすくなります。


段取り下手を自覚している人は、「残業はしない」「期限内に終わらせる」という意識を強くもち、それを可能にする手順を逆算する習慣をつけてください。慣れないうちは予定どおりに個々の仕事を終えられず、自分で決めた期限をオーバーしてしまうかもしれません。しかし、そうした挑戦を繰り返すうち、時間に対する意識が高まり、仕事時間の見積もりの精度も次第に上がっていきます。そして、やがては、必ず段取り上手な人へと変われるはずです。


会社員時代の私の場合、金曜日までに終わりそうな仕事の依頼を受けても、あえて「火曜まで時間をください」という返答をしていました。ギリギリの日程で約束をすれば、何かの理由でそれを守れなかった場合に、「期限を守らない奴というレッテルを貼られることになりかねません。そのリスクが回避できるなら、相手から「火曜までかかるの?遅いなぁ」と思われたほうがまだましですし、首尾よく、金曜あるいは月曜に終えることができれば、「約束より早く仕上げてくれるとはありがたい!」と、相手の満足度を上げることにもなります。逆説的ですが、個々の仕事のスケジュールに余裕をもたせるということは、結果的に全体の仕事を早く確実に進めるための欠かせないリスク管理なのです。


一人でいくつもの仕事を抱えて、頭が混乱しそうな状態であっても、大局観をもつためには、自分が抱えている仕事の全貌を見渡せるようにすることが重要です。具体的には、仕事の項目を一覧にしたアクションリストを作成するのが効果的でしょう。まず、いま抱えている仕事の項目をすべて書きだしていくことです。そうして仕事の全体像を見渡したら、それぞれの仕事の優先順位を見極めていきます。


段取り下手な人の多くは、視野が近視眼になっています。そのため、目の前のものしかみえず、闇雲に迷路を走りだすことになってしまうのです。その結果、期限の迫っている仕事を後回しにしたり、自分のキャパシティー以上の仕事を引き受けてしまったり、時間内・期限内にゴールにたどり着くのは難しくなります。結局、本人が一生懸命にやっていても、周りに迷惑をかけたり、自分の信用を落としてしまったりすることが多いのです。


仕事を「迷路」にたとえれば、ゴールとは一定時間内にその複雑な迷路から抜け出すことだといえます。段取り上手な人は、仕事に取り組む前にまずは全体を俯瞰して、ゴールに到達するための最短の道のりを発見し、その道のりをいくために必要な事柄をピックアップしていきます。そうして、ゴールに到達するまでに処理しなければならない仕事を逆算するから、時間内・期限内にゴールにたどり着くことができるのです。


段取り下手な人のなかには、連日続く残業に悩んでいる人も多いと思います。もちろん、どんなに段取りを上手に組んでも避けられない残業もありますが、心のなかに「もし時間内に終わらなければ、残業すればいいや」という気持ちがどこかにあるのではないでしょうか。段取り下手な人の多くは、「時間内に何がなんでも終わらせる」という姿勢ではなく、「かかる時間だけかける」という、時間無制限の意識で仕事をしているのです。


書く前に、報告書で伝えたいポイントを書き出しておくことも大切です。とにかく気が焦って、伝えたい内容を頭のなかでまとめる前に書きはじめてしまう人がいます。しかし、自分でも伝えたい内容がまとまっていないのに、相手に全体像をみせることは不可能です。また、書き進めるたびに立ち止まって考えていたら、結局は書くのに時間がかかってしまいます。書き出すタイミングが多少遅くなってもかまわないので、まずは伝えたいことを明確にして、全体の構成をきちんと立ててから書き出すべきです。


たとえどんなに論理的で中身の濃いものだったとしても、内容の把握に時間を要するようでは、決してよい報告書とはいえません。ビジネスにおいて、相手の時間を奪う行為は、あまり好ましいものではありません。とくに読み手である上司は、あなたからの報告書だけでなく、毎日たくさんの書類に目を通さなくてはいけないのです。


報告書を書き終わったら、そのまま提出せずにきちんと推敲してみましょう。長さを意識せずに書いた報告書には、重複やムダな表現がたくさんあります。私の経験でいうと、きちんと推敲して文章を詰めていけば、たいていは3分の2の長さまで縮めることができました。忘れずに推敲する習慣を身につけることで、報告書はグッと短く読みやすくなるはずです。


報告書では、なるべく早い段階で全体像を示して、相手に「きっとこういうことがいいたいんだな」とイメージさせることが大切。これは基本中の基本です。


上司は報告書の全文を読んでくれるとは限りません。さっと読み飛ばしてしまうかもしれないし、途中で読むのをやめてしまう可能性もあります。時間のない相手に斜め読みされてしまった場合にも、情報を伝えるという役割をきちんと果たせること。それが、ビジネス現場で高く評価される報告書の条件です。


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