篠塚孝哉の名言 一覧

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篠塚孝哉のプロフィール

篠塚孝哉、しのづか・たかや。日本のコンサルタント。東京出身。東洋大学経済学部卒業後、ワシントン州立大学に留学。帰国後にリクルートに入社。同社旅行カンパニー営業部で活躍し、全国営業部門MVP、新規事業コンテスト準グランプリなどを受賞。また、同社の残業を減らすためにプロジェクトチームをつくり業務効率化に尽力。その後、メディア系ベンチャー企業取締役を経て独立。ソーシャルメディアの企画・運営や、ホテル・旅館・行政団体向けにコンサルティングやセミナー事業などを行った。著書に『仕事が速い人が必ずやっている整理の習慣』ほか。

効果的な整理のための2つのポイント

  1. 「捨てる」ことを習慣にする
    散らかったモノをみてみると、用済みの案件書類や資料などが9割近くを占めているはずです。そんな「使わないモノ」の分類に時間をかける必要はありません。
  2. 使用頻度順に分類する
    使うものを分類・配置するときの最重要基準は、「使用頻度」です。頻度ごとに分類し、高いモノから順に自分に近い場所に配置していくのがコツです。

よい整理とは、「効率化」という目的に適した環境をつくることであり、すべてのモノをすぐに取り出せるよう配置することです。


使わないモノを捨てるときは、とにかく恐れないこと。「いつか使うかも」は、「使わない」と同じと考えてください。そもそもいまの時代、捨てるとあとで困るモノというのは意外と少ないのです。なぜなら、企画書や資料などはほとんどがデジタル化されているからです。捺印された契約書など原本が必要な書類を除き、複製不可能な書類はほとんどないのではないでしょうか。


デジタルツール活用は慣れるまで少し時間がかかるため、紙のほうが簡単だという声をしばしば聞きます。これは、新しい手法を取り入れるときに必ず伴う「副作用」のようなもの。これを克服するには慣れるまで一時的に遅くなることを知ったうえで取り組むこと。すると、いざ壁に突き当たっても「しばらくの我慢だ」と思えます。その時期を過ぎれば確実に、飛躍的なスピード向上と利便性を手にすることができるでしょう。クラウド時代、デジタルツールを駆使した整理術はお勧めです。


書類を整理する際は極力デジタル化し、紙ベースのモノを減らすことをお勧めします。デジタルのメリットは、第一に「場所をとらない」こと。第二に、検索が簡単であること。


分類をシンプルにすることは、メールの整理においても大切です。受信メールをクライアントごとに分ける自動振り分け機能などは、使うとかえって煩雑になります。要返信のメールと返信不要のメールとが、それぞれのフォルダ内で混在してしまうからです。メールは基本的に、すべて受信トレイで受けるのがお勧めです。そのうえで、必要なら「タスク」「アーカイブ」の二つのフォルダをつくり、「要返信→タスクに入れるかその場で返信」「不要→削除」「返信不要だが一応保存→アーカイブ」という風に分けるとよいでしょう。


「机の汚い人は仕事ができない」とよくいいますが、たしかに身の周りを整理できないと、仕事の効率は著しく下がります。しかし一方で、「一見綺麗な机なのに、モノを探してばかりいる」人もいます。これはいわば、「整理のワナ」に陥った状態です。整理そのものが目的になり、効率化が忘れ去られているのです。このワナに落ちやすい人の多くは、「整理グッズ好き」という特徴をもっています。グッズを買うたびに手間をかけて収納・分類したわりには、配置が把握しきれない、という事態を招きがちです。


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