照屋華子の名言 一覧

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照屋華子のプロフィール

照屋華子、てるや・はなこ。日本のコミュニケーション・スペシャリスト。東京大学文学部社会学科卒業。伊勢丹の社内広報を務めたのち、マッキンゼー・アンド・カンパニーでレポートや提案書などの日本語表現についてのアドバイスを行うエディティング・サービスを担当。その後独立し、エディティング・サービスおよび、コミュニケーション・トレーニングを行っている。そのほか、ビジネス・ブレークスルー大学大学院教授、首都大学東京大学院社会科学研究科経営学専攻非常勤講師などを務めた。著書に『ロジカル・ライティング』ほか。

優れたビジネス文書を書くうえでまず重要なことは、語彙量でも感性でもなく、何について書くのかというテーマと、読み手にどんな反応をしてほしいのかということが明確になっていることです。


ビジネスでは、重要なものほど文書にして伝えます。また、組織のなかでは、顧客情報をはじめ重要な情報を記録してそれを共有することも多くあります。書いたものの中身が、読むこと単独で伝わらないと、業務そのものの生産性や効果にひびいてしまいます。


テーマや期待する反応が曖昧な文書は、読んで決まってイライラします。「書き手が言いたいことは何か」「何のためにこの文章を自分に読ませたのか」が、なかなか読み取れないからです。目的意識なく、思いつくままに綴れば、そうなるのは当たり前です。


ビジネス文書作成のための勉強というと、多くのビジネスパーソンが、「普段は使わない、特有の言い回しが難しい」「語彙を増やすのがたいへん」といった、表現の仕方ばかりに意識が偏りがちです。しかし、そもそも、ビジネス文書は、書き手の文章表現力を誇示するために書くのではありません。読み手に「期待する反応」をしてもらうことが、第一義の目的です。これがビジネス文書の本質です。


仕事を進める文書を書くために最初に行なうことは、「テーマ」と「期待する反応」の確認作業です。仮に、上司から「新製品の提案書をA社向けに書いておいて」といわれたとき、「はい、わかりました」と安易にわかったつもりにならず、新製品提案というテーマのなかに、いくつの答えるべき問いが含まれるか、を考えます。たとえば、「新製品開発の背景は?」「新製品の特徴は?」「新製品の費用対効果は?」「導入上の留意点は?」といった具合です。次に、その提案書を読んでもらうことでA社の担当者にどういう反応を期待するのかを考えます。「まずは、新製品の魅力を情報提供し、新製品を知ってもらう」「A社が新製品を導入する必要性を認識してもらう」「他社製品との差別化を認識してもらう」というように期待する反応は微妙に異なるはずです。期待する反応が何かによって、テーマを置き換えた問いのどれにフォーカスすべきかが違ってきます。その結果、文章の組み立ても異なってきます。テーマや期待する反応を、上司から指示を受けたときに確認できれば、提案活動はスムーズに進むでしょう。


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