清水久三子の名言 一覧

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清水久三子のプロフィール

清水久三子、しみず・くみこ。日本の人材コンサルタント、ビジネスコーチ。埼玉県出身。お茶の水女子大学卒業後、プライスウォーターハウスコンサルタント(のちのIBMビジネスコンサルティングサービス)に入社。新規事業戦略立案・展開支援、コンサルタント育成強化、プロフェッショナル人材制度設計・導入、人材開発戦略・実行支援などのプロジェクトをリードし、企業変革戦略コンサルティングチームのリーダー、IBM研修部門リーダーなどを経験。その後独立し、アンド・クリエイトを設立。著書に著書に『プロの学び力』『プロの課題設定力』『プロの資料作成力』『外資系コンサルタントのインパクト図解術』ほか。

情報や思考を整理するときにはA5判のノートを使います。スペースを限定したほうが、必要なことを厳選して書くので、思考を整理しやすくなる。


プレゼンのための資料を作成するときには、まず自分の思考を整理することが不可欠。


プレゼン資料をつくるときは、ノートの段階でじっくり内容を固めて、最後の1時間だけパワーポイントで作業するくらいの意識でいるといい。


資料作成の出発点は「目的」を設定することです。目的といっても目先のやるべきことではなく、最終的に実現したいことを明らかにする必要があります。まず、「最終的に相手にどんな行動をとってもらいたいのか」。次は、先ほど設定したゴールのために「何を理解してもらいたいのか」。最後に「相手がアクションを起こすためにはどのような心理状態にするべきか」を決めます。


自分の思い込みで「きっとこれが聞きたいに違いない」と強引に進めても相手を納得させることは難しいでしょう。


データはしょせんデータです。そこから、法則や傾向を発見し、精度の高い仮説に結びつけてこそ、資料の完成度は上がり、ひいてはプレゼンの成功につながります。


プレゼンを成功させるコツは、要所に「山場」を盛り込むことです。一定時間同じようなリズムで淡々と話していると、聞いているほうはどうしても退屈してしまいます。相手へ説明することを思い浮かべながら、セクションを立てましょう。


説得力というと、熱く語るほうがよいと思われがちですが、実は逆。「○○してはならない」と言いたいところを「言語道断である」とまで表現してしまうと、「何か特別な思いがあって、そこまで言わざるをえないのではないか」と警戒感を抱かせてしまいます。自分の感情を前面に出しすぎていないか注意する必要があります。


ロジックエラーがなくても、最終的に納得してもらえるかどうかは、相手に感情的に受け入れられるかどうかで決まります。相手に受け入れられやすい比喩やデータを使うことで説得力は高められます。


主張と根拠が揃っていても、あまりにも当たり前のことを述べているだけでは、メッセージとしては弱い。この場合も残念ながら相手に伝わりません。メッセージの内容にインパクトを与えなければなりません。


資料づくりの成功のポイントは、相手の期待を越えるサプライズがあるかどうかです。それは月並みな言い方ですが、ターゲットに対する思いの深さによります。言い換えれば、自分が関わっている資料作成のテーマとそのターゲットをどれだけ好きになれるかということです。


わかりやすい資料をつくる人は、必ず相手の期待を超えた何かを提供します。期待を把握したうえで、「こうお考えかもしれませんが、少し違います。実は……」と相手にとって意外性のある内容にすれば、前のめりのアクションに結びつきやすくなります。


ターゲティング(資料を見せ、行動を起こしてもらう必要性のある相手の人物像を明確化すること)は一見、資料をつくることから遠い行為のように思えます。しかし、資料づくりにおいて、実は最も重要です。にもかかわらず、ほとんどの人に軽んじられている作業だといえるでしょう。ターゲティングの善し悪しが、相手に行動を起こさせることができるかどうかの決め手となります。


目的が不明瞭な資料は技術者がつくるものに多く見受けられます。彼らのつくる資料には、コンピュータのサーバー比較表やCPU性能比較表など、単にスペックの比較が大量に書いてあるケースが多い。しかし、受け手から見ると、いったい何を推奨されているのかがよくわかりません。相手の理解レベルを超えた情報を出しすぎて、相手に何をしてもらいたいのか、どれを選んだらよいのかを逆にわからなくさせてしまっているのです。


「どんな行動をとってもらいたいのか」が不明瞭で損をしている資料は少なくありません。営業先に「こういう商品もあります」という説明だけを書いた資料を見せ、相手から「それで?」と返されるケースがその典型。どんな行動をとってもらいたいのかという視点が、抜け落ちてしまっているのです。


資料作成には、3つのステップ「仮説立案」「構成・文章化」「ビジュアル化」があります。私はこのうち前者2つの作業を基本的に紙で行い、その後、一気にパソコンで仕上げていきます。


資料を作成する際に意識してほしいのは、いきなりパソコンを立ち上げないことです。最初は、ペンで紙に書いてみる。手書きなら、デザインや色など体裁を無視して本質的なメッセージだけを書くことができるからです。もし書くことが浮かんでこないのなら、それは考えが深まっていない証拠。何を伝えたいのか、相手にどうしてほしいかという資料の本質をふまえ、全体の構成をじっくり考えましょう。パワーポイントを立ち上げるのは、それからです。そのほうが経験上、速くて楽で、内容的にも優れたものがつくれます。


資料作成で最も重要なのは、相手にわかってもらうことです。「わかる」には2つの意味があります。ひとつは意味を理解すること。これは、情報が脳内の本棚に納められ、そこから適切に引き出すことが可能な状態を指します。もうひとつは意義を納得すること。主張に合点がいって腹に落ち、アクションをとることが可能な状態です。わかりやすい資料をつくるためには、この2つを満たす必要があります。


スライドに情報を盛り込みすぎると本質が見えなくなる傾向があります。適切な量に抑えるには3つの方法があります。ひとつは「減らすこと」。修飾語や冗長な語尾は削除する。文章は箇条書きにする。それらをさらにキーワードレベルまで抜き出し、最終的には図解できるところは図解する。ふたつ目は「因数分解する」。重複するワードは「ab+ac+ad=a(b+c+d)」と因数分解の要領でくくって整理しましょう。3つ目は「量を制限する」。作成する資料のフォントサイズや記載スペースを事前に決めてしまえば、結果として自動的にいらないものをそぎ落とす作業が行われ、情報がシェイプされます。


パワーポイントで資料を作ったけれど、上司から「何を伝えたいのかよくわからない」と言われてしまった……。そんな経験はありませんか? その原因の多くは、思考を整理しないままに資料を作成していることです。


相手がどんな人かによって、どういう情報を盛り込んで、どういう構成で整理すべきなのかが大きく変わります。たとえば、技術に疎い相手に技術のスゴさを詳細に語っても、相手が心動かされることはありません。ところが、そんなプレゼンをする人は世の中にたくさんいます。このような過ちを防ぐために、相手に関する情報を事前に集めておきましょう。


目的を曖昧にしたままでは、伝えたい内容を整理する方向性が定まりません。それなのに、目的をはっきりさせないまま資料を作っている人は意外と少なくないのです。必ず目的を明確にするようにしましょう。


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