水口和彦の名言 一覧

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水口和彦のプロフィール

水口和彦、みずぐち・かずひこ。日本のコンサルタント。石川県出身。大阪大学大学院理学研究科修士課程を修了後、住友電気工業に入社。エンジニアとして新製品開発に従事したのち、生産管理・品質管理の仕事を通じて時間管理の重要性に気づきシンプルな時間管理法を提唱。主な著書に『時間活用術』『王様の時間術』『時間管理の基本とコツ』『仕事力が3倍アップする時間活用法』『仕事に追われない超時間術』ほか。趣味のダイビングではインストラクター資格を持ち、延べ1000人以上に指導を行っている。

自分の仕事量を管理したり、時間を有効に使うためには、毎週のスケジュール以外に長期的なスケジュールを考えることが有効。


メールにかかる時間は、普段はあまり意識しないかもしれませんが、積もり積もればかなり大きな時間になります。メールの使い方を見直すだけで、無駄な時間はかなり削減できるのです。


メールを開いたら、その場で処理するか、タスクとして手帳に書き記すか。どちらかを確実に実行していくことで、二度手間による時間の無駄が省けます。


相手にとって返信しやすいメールを送ることも、仕事の効率を上げる上で重要なポイントです。たとえば、日程を調整する場合にはあらかじめ選択肢を提示する、あるいは要点を個条書きにまとめるなど、相手が読んでわかりやすい、決断しやすい工夫も必要でしょう。読みやすいメールほど相手は返信しやすいですし、相手からの返信が早ければ、結果的に自分の仕事もはかどります。


メールを利用するメリットは、電話と違って「自分の都合のいい時間に処理できること」だったはずです。しかし、昨今はメールに振り回されて、自分の仕事のペースを乱されている人が増えているようです。メールのメリットを最大限に活かすには、メール処理を自分のコントロール下に置くことです。それを意識してメールの使い方を見直すだけで、仕事の効率は格段に上がるでしょう。


メールをチェックしたらその場ですぐ処理することが大事です。すぐに返事の出せるものには即返信します。その場ですぐに返信できないもの、たとえば返信前に何か作業が必要なものに関しては、とりかかる日付を決め、手帳に書き込んでしまいます。手帳に書き込んでしまえば、あとで作業をするときに「やり残した仕事はないかな?」と探す手間が省けますし、メールを見落として存在自体を忘れてしまうというミスも防げます。


メール処理の時間を決めておくことが大事です。1日のうちに5~6回、仕事の区切りのいい時間にまとめてチェックするようにします。その間の90分~2時間ほどは仕事に集中して、メールは見ないようにするのです。


メール処理の無駄を省くための一番のポイントは、「同じメールを2度見ない」ということです。言い換えれば、「メールは最初に読んだときに処理をしてしまう」ということです。そのためには、個別の仕事をしながら五月雨式にメールを処理するのではなく、ルールを定めてメール処理に集中する必要があります。


1日のうち、メールの処理にどのくらいの時間をかけているか測ってみたことはありますか。メール1通の処理を5分で済ませても、たった12通で1時間です。おそらく、多くの人が1時間では収まっていないのではないでしょうか。労働時間を1日8時間として、1時間はそのうち12.5%にもなります。この時間をいかに短縮できるかが、仕事の効率を上げる上ではとても重要です。


今日やるべきことを見える化することは、仕事の時間を減らすだけでなく、仕事量そのものを減らすことにもつながります。仕事を抱え込みがちな人はそもそも、仕事を引き受けた時点では「何とかなるだろう」と思っていることが多いものです。しかし実際は、手をつけられないまま時間だけが過ぎていき、気がついたら期限直前になってしまうのです。


タスク(時間が決まっていない仕事)やアポ(時間が決まっている仕事)はそれが発生した時点で書き込むことが大切です。「毎朝、計画を立てる時間をつくる」などと決めるのではなく、思いついたときにすぐ書き込んでいけば、いつスケジュール表を開いても、常に「今日やるべきこと」が整理されている状態が保たれます。


残業を減らすには、仕事を依頼された時点で、その仕事をやるか、やらないかを正しく判断することがまず大切です。そのためには、自分が抱えている仕事量と、どれだけ時間的な余裕が残されているかを、常に把握している必要があります。


「仕事を頼まれると断れない」という人は、性格というより「これ以上仕事を増やすのは無理だ」という自覚が持てないところに問題があります。その点、タスク(時間が決まっていない仕事)とアポ(時間が決まっている仕事)の見える化で先を見通すことができれば、キャパシティを超える仕事が来た時点で、これ以上は引き受けられないと自信をもって判断できるようになります。また、仕事を依頼してきた相手にも、できない理由をきちんと述べたうえで断わることができるので、相手の納得も得やすくなるでしょう。


よく「仕事に優先順位をつけなさい」といわれますが、私はあまり意味がないと考えます。優先順位の高いものから取り組めば、優先順位の低いものは先延ばしになります。優先順位が低いとはいえ、片づけるべき仕事であることに違いはないのに、それがいつまでも残っていると気分的にもスッキリしません。優先順位をつけずに「やる」か「やらないか」だけを早い段階で判断することを重視すべきです。そのうえで「やる」と判断した仕事について、仕事の期限と自分の空き時間で判断して割り振ればいいのです。


自分の仕事を整理する際に、仕事を「アポ」と「タスク」に分けて考えることが必要です。「アポ」は約束した打ち合わせや会議など、時間が固定された仕事のことです。「タスク」は時間が固定されていない仕事です。残業を減らすためには、このアポとタスクを整理して見える化し、自分が抱えている仕事量を管理できるようになればいいわけです。


計画の段階では仕事量を把握することが重要であり、何をどの順番でやるかは当日決めればいいと考えてください。仮にタスクを実行する時刻まで決めても、当日になって突発的な仕事が入れば計画を立て直さなくてはいけなくなります。あらかじめ予定表を埋めたくなる気持ちになるかもしれませんが、その日になって決める「ゆるさ」があった方がかえってスムーズに進むことも多いのです。


短期的な仕事にばかり集中すると、長期的なプロジェクトに致命的な遅れが生じてしまう危険性がある。それを防ぐためにも、13週間(3カ月)分先までの予定を書き出して整理しておきましょう。


月単位で考える欠点は、どうしても月末に帳尻を合わせる結果になりがちなことです。月の前半は油断して時間をムダに過ごし、後半で慌てます。1週間単位で考えれば、油断は激減するでしょう。


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