横田尚哉の名言 一覧

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横田尚哉のプロフィール

横田尚哉、よこた・ひさや。日本のコンサルタント。大手建設コンサルタント会社勤務時代、10年間で総額1兆円分の公共事業の改善に乗り出し、コスト縮減総額2000億円を実現させた実績を持つ。主な著書に『ワンランク上の問題解決の技術』『問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門』『本物の問題解決力育成マニュアル(CD)』など。また、早稲田大学大学院非常勤講師として教鞭をとっている。

短期プロジェクトの場合、段取りを煮詰めないまま作業を始めると、手戻りが起きてかえって時間を要します。期日が近いプロジェクトこそ、段取りをしっかり組むべきです。


メールは移動中にスマートフォンから返信することが多いです。スマートフォンを使うのは、長文を書かずに済むからです。スマートフォンからなら、たいていは「了解」「感謝」などの一言でも許されます。ただ、相手がビジネスマナーを求めているなら、文章を省略せずにきちんと書いた方がいいでしょう。


目標達成をプロジェクトとしてとらえると、どのようなプロジェクトも基本的な進め方は同じで「段取り→加工→熟成→評価→仕上げ」というプロセスでゴールに近づいていきます。このうちもっとも重要なプロセスは段取りです。「段取り八分、作業二分」といわれるように、仕事のクオリティは段取りの段階でほぼ決まります。評価や仕上げのプロセスに入ると、改善余地はごくわずかです。目標を達成できるかどうかも、段取りの時点で確定すると言っていいでしょう。


仕事を進めるうえで優先すべきは思考の時間です。ところが多くの人は思考の時間を効果的に活用していません。原因は会社という場にあります。一般的なビジネスマンは9時に出社して、残業して帰ります。この間様々な割り込み要因が思考の邪魔をします。同僚たちが帰ってから落ち着いて仕事をしようと思っても、そのころには自分も疲れていて思考力が鈍っている。まさに非効率です。


日々の仕事に追われて「情報入力→処理→保管」というプロセスを繰り返すだけで時間を浪費していく人がたくさんいます。しかし、保管の作業には何の生産性もなく、情報が増えるほど管理の手間が増し、余計に忙しくなるだけです。ビジネスマンに必要なのは「情報入力→処理→思考」というプロセスです。思考の時間を日常的に確保してこそ、自分の人生の役割や、行動を起こすタイミングについて考えを深めることができるのです。


私の場合は、毎朝4時に起床して仕事をはじめます。8時に家を出たら喫茶店で仕事します。電車が空いてから出社するため、通勤中も座って仕事が可能です。ここまでが誰にも邪魔されない思考のゴールデンタイムです。午後は人や資料が一か所にあった方がはかどる事務的な仕事を片付けて、定時の5時には会社を出ます。夕方以降は家族とのだんらんを楽しんで10時に寝ます。出社時間の縛りをなくすと、このように午前中に思考の時間をまとめることが可能になります。会社の事情で出社をズラせない人も、生活サイクルを早めて思考する時間を出社前に済ませれば、効率的な時間の使い方ができると思います。


自分を突き動かすエネルギーというのは、何かを手放した瞬間に発生します。たとえば新しいビジネスを始める場合も、会社勤めのままでは本気になれないはずです。会社に守られた立場をいったん手放してこそ、次の仕事にかけるエネルギーが湧いてくるはずです。ただし、とにかく手放せばいいと考えるのは早計です。大切なのは普段から思考を深め、手放すのにふさわしいタイミングを図ることです。


チャンスを逃す人と、そうでない人の違いはどこにあるのか、私はファンクションを理解しているかどうかの差だと思います。「これは誰のためか」「何のためか」というファンクションを理解している人は、形にこだわりがなく、目的に合うチャンスが訪れたときに躊躇なく、いまの形を手放すことができます。一方、ファンクションが見えていない人は形に依存しているため、チャンスが訪れても変化を恐れて現状にしがみついてしまいます。形に執着するかどうか、その差が転機において明暗を分けるのです。


アイデアを脳に印象付けるために、単語や文章ではなく、絵を描くのも面白いと思います。イメージとしてアウトプットすると、脳に定着しやすいだけでなく、思わぬ形で他のイメージと結びつき、アイデアが広がっていくこともあります。


アイデアは思いついた瞬間にアウトプットして、脳に印象付けることが大切です。脳に一度刻み込めば、あとは必要に応じて記憶が呼び起こされます。あとで思い返せないようなアイデアは、もともと必要のなかった情報だと判断してもいいでしょう。いずれにしても脳が要不要を判断してくれるので、アウトプットを必ずしも保存しておかなくてもいいわけです。


アイデアメモに関しては、まったくこだわりがありません。手帳の余白に書くこともあれば、付箋にメモしたり携帯やパソコンに打ち込むこともあります。食事中に思いついて、とっさにコースターの裏に書きつけることもあります。要するにアウトプットの形は何でもいいのです。アイデアメモの役割は、アウトプットする行為そのものにあるからです。


人に頼んだ仕事の途中経過が気になるのは、段取りがいい加減だからです。くれぐれも生煮えのまま人に仕事を頼んではいけません。


私は人に頼んだ仕事が形になるまで、気にしないように心がけています。たとえば作成を頼んだ資料が順次送られてきても、一定量溜まるまでは手を付けずに放置します。待ち時間を減らそうとして一枚出来上がるたびにチェックしていたら、作業が途切れ途切れになり、かえって稼働率が落ちます。待ち時間も、まとめれば別の作業に集中して費やすことが可能です。


人に仕事を頼めば、待ち時間が必ず発生します。せっかく人の力を借りて自分の時間を増やしているのに、待ち時間対策を怠り、逆に自分の時間を奪われるようでは本末転倒です。待ち時間に左右されることなく、自分のペースで仕事を進められる工夫をすべきです。


人に仕事を振るときには、まず相手の能力を見極めなくてはいけません。役割を伝えればわかる人と、形で伝えないとわからない人では、仕事の頼み方を変える必要があるからです。役割で伝えられる相手なら「取引先を納得させるプレゼン資料をつくってほしい」の一言でこちらの意図が伝わるかもしれません。しかし、形で伝えなければわからない相手に同じ指示をすると、まったく見当違いの成果物が返ってくる恐れがあります。形で伝える必要のある相手には「取引先に訴求したいポイントは○○と××。これらをそれぞれ図解して、データを添えた資料をつくってほしい」と細かく伝えるべきです。


スケジュール管理で大切なのは、形にこだわることではなく、自分にとって必要な機能を満たすことです。自分が置かれた状況が変われば、おそらくまた別のツールを模索することになるのではないでしょうか。


スタッフを動かす立場になって重視するようになったのは、活動を伝えるという役割です。自分のスケジュールをスタッフと共有するのに、アナログは不向きです。そこでデジタル管理ツールに移行しました。現在はさらにスマートフォンとの連携を重視して、Googleカレンダーに予定を入れています。


そもそも、出社というものは必要なのでしょうか。出社のファンクション(役割、効用)として、「業務効率を上げること」が考えられます。わざわざ通勤するのは人や資料を一か所に集めるためであり、一か所に集めるのは業務効率を上げるためなのです。ただ、業務効率を上げるというファンクションを満たせば、出社という形にこだわらなくてもいいはずです。


新人や初心者に指示する場合は、明示的な指示が適しています。明示的な指示とは、具体的な手法を事細かに提示するやり方です。たとえば、翌日の会議の資料の作成を指示する場合、「ひとつの項目はこのデータを使って、このようなグラフにまとめてください。ふたつ目の項目は……」というように、資料作成にあたって必要な情報をすべて伝えるのです。このように指示すれば、相手は言われたとおりにやるだけでいいので、作業がスムーズに進みます。


仕事の目的が曖昧なときは、「誰のため?」「何のため?」と自問自答するクセをつけると良いでしょう。「この資料を参考にして文章をまとめて」と指示された場合でも、誰のためか、何のためかによって、書き方が違ってきます。「誰のため?」「何のため?」という簡単なフレーズを意識するだけで、仕事が速い人に変わることができます。


仕事には目的や意図、役割があり、それを実現するために手段があります。仕事をスムーズに進めるには、コミュニケーションにおいても、仕事の目的や意図、役割を伝えることが大切です。これは、指示を出す場合でも、受ける場合でも、また誰に対しても、意識すべきことです。


他のチームや部署と連携して仕事を進めていくとき、問題になるのは利害関係の衝突です。自分たちの組織の利益だけを守ろうとしては、仕事が進みません。協力してもらうには、相手の組織の使命や利益をきちんと把握し、それを満たしながら、自分たちの組織の使命や利益も満たす合意点を見つけることです。


ベテランに対して明示的(具体的な手法を事細かに明示するよう)な指示をしてしまうと、相手のやり方を縛ってしまい、かえって非効率的になってしまいます。反対に、新人や初心者に暗示的(仕事の目的や意図のみ伝えるよう)な指示をしてしまうと、相手は手段から自分で考えなければなりません。どちらの場合も、余計な時間がかかり、時間の無駄です。


誰かに仕事を依頼したり、指示を与えたりする際には、相手に応じて伝え方を変える必要があります。伝え方を間違えると、必要以上に時間がかかり、時間のロスを生じることになります。


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