松本幸夫の名言 一覧

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松本幸夫のプロフィール

松本幸夫、まつもと・ゆきお。日本のコンサルタント(人材育成、時間管理)。東京出身。人材育成のプロとして、各企業の営業をはじめ、企画、会計、事務、対面接客、研究者といったあらゆる職種のプロを育成している。時間管理、目標管理などの研修会・講演会を年間200回以上精力的にこなしている。主な著書に『仕事が10倍速くなるすごい法』『仕事で疲れたら1分だけ読む本』『好かれる話し方 すごいツボ』『強力なモチベーションをつくる15の習慣』『相手を動かす会話術』など。

締め切りに遅れる癖は、完璧主義が原因になっていることがあります。アウトラインを示して代行してもらうこともときには必要です。仕事を「一人でやるもの」から「チームでやるもの」に発想を転換することが必要でしょう。


一日の終わりに自分が立てた予定を振り返ってみるというのも大切な作業です。予定よりも時間がオーバーしてしまった、という場合はもちろん、予定より早く終わった場合も、予定通りではないという点では同じです。見込み違いの原因はどこにあったのか、しっかり検証しておくことが必要です。この原因を把握することで次第に時間を見積もる能力が磨かれていきます。


真面目な人ほど、仕事を抱え込んでしまうものです。自分一人でやって間に合うなら問題ないのですが、それで締め切りに遅れれば周囲の迷惑になりかねません。


相手に迷惑をかけない範囲で利己的に予定を組み、「ほかの人が関わる仕事」であっても、できるだけ自分のコントロールが利くようにする。これも締め切りを守るコツです。


スケジュールを立てても、突発的な仕事が入って予定が狂ってしまう場合も出てきます。もちろん、相手の都合に合わせることも必要ですが、予定変更に振り回されてしまうことが続くようなら、一度自分のアポイントのとり方を見直してみるべきです。


「小さな仕事」は優先順位が低い場合が多く、つい先延ばしにしてしまいがちなのですが、それが後々仕事の停滞につながる場合も多い。これらの仕事を、予定が変わった場合や移動時間などの空き時間に処理しておくことで、作業効率を上げることができます。


締め切りに遅れてしまうという人は、日時を決める際、相手に気をつかって「いつでもご都合に合わせます」と言ってしまっていることが多いものです。しかし、スケジューリングが上手な人は、自分から空いている時間をいくつか提示して、そのなかから相手に選んでもらうという方法で予定を組んでいます。先方にとっても、「いつでもいい」と言われるよりは、選択肢が狭い方が時間を決めやすいものです。


余裕をもって時間を見積もれば、その時間よりも早く仕事が完了する場合もあるでしょう。そうした場合に備えて、あらかじめ「余った時間に取り組む仕事」を用意しておくことも必要です。「メールの返信」「商談に使うお店の予約」など、比較的時間をかけなくても済ませられる仕事をチェックリスト化しておくといいでしょう。


普段締め切りに遅れがちだという人は、予想する時間の1.5倍程度の時間をとって予定を組んでみましょう。この方法は、所要時間が読みづらい初めて経験する仕事の場合でも有効です。忙しいとギリギリの見積もり時間で予定を組んで、できるだけたくさんの仕事を詰め込みたくなる誘惑にかられますが、それこそが締め切りに遅れる原因のひとつです。まずは量をこなすより、ひとつひとつの仕事を予定通りにこなすことを優先すべきです。


「これぐらいの時間で仕上がったらいいな」という希望的観測でスケジュールを組まないこと。往々にして希望と能力はかけ離れているものですから、スケジュール通りに仕事が進まず、予定自体が意味をなさなくなります。


まず間違いを犯しやすいのが、仕事の内容をリストアップするときです。このとき、やるべきことを羅列するだけでは、締め切りを守れるようにはなりません。仕事には「自分だけで完結できる仕事」と「ほかの人が関わる仕事」の二種類があります。前者は自分でコントロールできますが、後者は関わる人の都合によって左右される流動的なものです。突然の予定変更が起きる可能性もありますから、「自分だけで完結できる仕事」と同じように段取りを組むと、スケジュールが遅れる要因になります。ですからあらかじめ、この2つを区分しておく必要があるのです。手帳に書き込む際には、色分けをするとより分かりやすいでしょう。


スケジュール管理に慣れていない人が、いきなり長期の目標に挑んで失敗するのは当然です。そういう場合は、まず「1日のスケジュールを制する」ことから始めるべきです。


日々のスケジュールが管理できるようになれば、長期的な目標の達成も確実に近づきます。まずは、1日のスケジュールを確実にこなすことから始めましょう。


先延ばし癖をやめるために、どんなに小さな仕事でも自ら締め切りを決め、先に手帳に書き込みましょう。上司や客先などに締め切りを公言する、退社時間後に友達との約束を入れてしまうなど、先延ばし防止の手を打つのもいいでしょう。


1日のうち30分でも1時間でもいいので、スケジュールに自分アポを入れましょう。自分アポとは、自分が集中できる時間を事前にスケジュールに組み込んでおくことです。自分アポを入れたあとに、相手のある用件を入れていくようにするのです。自分アポの時間には、会議室で一人になるなどして、集中して仕事をこなしましょう。


創造的な仕事をするためには、いまの仕事に取り組むだけでなく、新しいアイデアを生み出す時間が必要です。しかし、「時間ができたら考えよう」と思うだけでは、いつまでたっても受け身の態勢から抜け出せません。そこで、あらかじめ時間を決め、その時間にじっくりとものを考えるのです。


スケジュール管理が苦手という人にありがちな失敗は、学校の時間割のように隙間なくびっしりと予定を入れてしまうことです。そうするとひとつの予定がずれてしまった場合、その後の予定がすべて乱れてしまいます。予定の合間に予備の時間をとっておくと、緊急事態にも対応でき、ゆとりをもって仕事をすることができます。


一番効率よく能力を発揮できる時間帯(プライムタイム)は、人によって異なりますが、午前中の2時間が該当する人が多いようです。この時間帯には極力予定を入れず、重要な仕事に集中して取り組めるようにしたいものです。プライムタイムをスケジュールに組み込み、そこで優先順位の高い仕事を組み込むことで、大幅なスピードアップが図れるでしょう。


目標達成に重要なのは、具体的な締め切りを設定することです。期限を明確に設定しないと、目先の仕事に追われて、やるべきことをつい先延ばしにしれしまいがちです。ですから、「1年後にTOEICで600点をとる」と決めたら、期限や具体的な数字が入った目標を立てることが大切です。


ビジネスマンの仕事の多くはチームで進められます。上司の了解が必要な場合は、自分の段取りが整った時点で上司の予定を聞いておけば、上司の時間待ちというムダを防ぐことができます。さらに、同僚の大まかな仕事の流れを把握しておけば、自分の都合がつかない場合、後回しにせずに同僚に手伝いを頼むことができます。社外の取引先のスケジュールまで書き込んでおけば、あなたの仕事は飛躍的にスピードアップできるでしょう。


いくら手帳管理が有効とはいえ、すべて計画どおりに事が運ぶとは限りません。不測の事態が起こることも想定しておく必要があります。不測の事態に備える方法としては、「ゆとり時間」を設けるのです。たとえば、今日の5時締め切りの仕事なら4時とします。また、1日単位だけではなく、中長期的に予備日をとることも大切です。とくに節目となる重要な仕事については、締め切り直前に最低でも1日を確保しておくことは不可欠でしょう。


中長期の仕事だからじっくりと取り組めるはずと考えがちですが、時間的にゆとりのある仕事に限って、締め切り直前まで手につかず、最後にあせって拙速な結果に陥りがちです。手帳に中長期計画を書き込んでおけば、毎日、手帳を見返すたびに、数カ月先の予定が目に飛び込んでくるので、締め切りに対する意識づけが図れると同時に、中長期計画から逆算されてくる短期計画の具体化に弾みがつきます。適度に自分を追い込みましょう。


意外と盲点となりがちですが、ToDoリストで仕事をやり残した場合、やり残しの仕事を把握して帰ることが大切です。疲れたところで仕事をパッと切り上げてしまい、翌朝出勤した際、もう一度ゼロからどこまで仕上げたかを確認していると、午前中は確認作業だけで終わってしまいます。それを防ぐには、やり残した仕事を翌日分のToDoリストとして転記するだけ。これで、翌朝からの仕事がスムーズにスタートできます。


人間が1日に集中できる時間、プライムタイムは3~4時間といわれています。とくに重要な仕事は、プライムタイムに当てたほうが効率的です。プライムタイムは人それぞれ。朝型の人もいれば、夜型の人もいます。毎日、漫然と仕事をしていると気がつきませんが、手帳に行動記録を書いて、就寝前に1日を振り返れば、自分がどの時間に気分が乗っていたのかわかるはずです。プライムタイムは、1日ではなく、週単位でも存在します。


仕事とプライベートの手帳を使い分けているビジネスマンも多いようですが、あまり賢い使い方とはいえません。むしろ、オフの予定が入っているほうが、「金曜日のアフター5には彼女とデートの約束があるので、仕事を手早く片づけてしまおう」「今日のお昼は、学生時代の友人とランチをする予定なので、午前中で企画書を仕上げよう」というように、仕事に対するモチベーションが高まるはずです。公私混同は◎です。


あまり重要ではないが時間が許せばやりたい「細切れ仕事」を、手帳の空欄にウェイティング・リストとして列挙しておけば、スキマ時間ができたときに、リストに基づいてスピーディーに片づけられます。細切れ仕事を整理しないで放置しておくと、重要な仕事の際に気が散る原因となります。ウェイティング・リストは、スキマ時間の有効活用のみならず、ルーティンワークに刺激を与える、自分だけのお楽しみの仕事時間に変える手もあります。


「するべきこと」「やっておかなくてはいけないこと」を書いておくのがToDoリストです。ToDoリストは、スケジュール欄と同時に目に入ってくるように、同じ見開きのページに書き込みます。気をつけるのは、スケジュール欄と同じ内容をそのままToDoリストにしないこと。スケジュール欄には書ききれない、細かい作業をリストアップして、ひとつひとつ終わるごとにチェックして消していけば、リズムよく仕事をさばくことができます。


小さなことでもいいから何かを始めようと思うことで、あなたの心はすでに一歩前向きになっています。自分で決断したことを実行する充実感を知れば、ダラダラと流されて残業する習慣から抜け出すきっかけをつかめるはずです。


早く帰りづらい雰囲気の職場でも、「TOEICの勉強のため」といえば、多少は抜け出しやすくなるはずです。こうした大義名分をつくるのも、残業を減らす効果が期待できます。


残業している本当の理由に気づくには、まず自分の時間の使い方を分析することが必要です。それは自分の至らない部分と向き合うということですから、気が進まないのはよくわかるのですが、真実から目を逸らしているようでは、いつまで経っても残業漬けの毎日から抜け出すことはできないでしょう。


時間はお金と一緒で有限なものですから、無駄遣いをするときには何らかの言い訳が存在するのです。その行為が本当に必要なものなのか、ゼロベースで見直してみるのも大切なことです。


趣味というものは自然にできるものではなく、意識して始めなければできないものです。


その人が心からやりたいと思って残業に打ち込んでいるのなら問題はないのですが、決してそうではなく、たんにそれが習慣になってしまっている人も多いように思われます。必要だから残業をするというよりも、「毎朝8時の電車に乗る」というのと同じ感覚で、「毎晩10時までは働いて帰る」といったパターンが身体に染みついてしまっているのです。


時間の使い方の分析だけではなかなか見えてこないのですが、「じつは家に帰ってもやることがないから残業している」という場合もあります。「とくにやりたいことがない→残業する→新しいことができなくなる→残業する」という負のスパイラルにはまってしまっている人も、意外に多いのではないでしょうか。


スケジューリングのコツや、タスクリストの作成といった仕事を早くするテクニックはもちろん必要ではありますが、それ以前にまず、自分がいったい何に時間を浪費してしまっているのか、時間泥棒の正体を明らかにすることが大切なのです。


「人には任せられない」という思い込みから仕事を抱え込んでしまって、それが残業につながっているという人もいます。私の研修でも、休憩のたびに会社に電話を入れる受講者の姿を見かけることがありますが、本当にそれほど頻繁に連絡が必要なのか、一度考えてみてもいいかもしれません。誰か一人が研修で会社にいなかったり、残業をしないで早く帰ったりしても、とくに支障はない場合のほうが多いのではないでしょうか。


私はビジネスパーソンを対象にした研修の講師を務めることが多いのですが、「残業を減らす方法を教えてほしい」という要望は、最近とくに多くなっていると感じます。そうした方々にはまず、自分の時間の使い方を記録して、それを分析することから始めてもらうのですが、そこで愕然とする人も多いようです。その人自身としては、「仕事量が多い」「予定外の仕事が発生する」といった理由で自分の残業が多くなっていると思っていたのに、どうもそれだけが理由ではない、という事実がわかってくるからです。


「新しいことは小さく始める」が習慣化のコツです。


早起きがきついなら、最初はいつも通りの起床時間で構いません。その代わり、朝から午前中をより意識的に使うようにしてみてください。実際には早起き以前に、朝から午前中を十分に活用できていない人が大半です。朝から午前中を意識的に使うだけでも、生産性は格段に向上します。そうして朝から午前中の大切さを実感したら、もっと朝型にシフトしていこうという気持ちも自然と湧いてくるものです。


上司から話しかけられて仕事を中断させられたときでも、「仕方がない」と思っては駄目です。上司が部下に話しかけるのは、進捗状況を確認する場合が多いので、こちらから先に報告しておけば、話しかけられる回数も減るはずです。


出社したらまずメール処理というのが無意識の習慣となっている人がさくさんいます。しかし、メール処理の多くはそれほど頭を使う仕事ではありません。朝の貴重な時間を使ってやるべきことなのか、一度見直してみる必要があります。出社時のメール処理の全面禁止が無理なら、15分だけといったように時間を区切ってみてはどうでしょう。


クレーム処理に限らず、面倒な仕事を先延ばしにすると、心の片隅にひっかかって「早くやらなきゃな」と一日中気にし続けることになってしまいます。これではモチベーションも効率も下がる一方です。「面倒な仕事は片づけてしまわない限り、永遠に目の前から消えない」と自分に言い聞かせて、面倒な仕事こそ朝一に手をつけるようにしましょう。


クレーム対応はつい後回しにしがちですが、疲れがたまる遅い時間になるほど、相手はますます感情的になり、話はますますこじれがちです。また、朝は誰もが何かと慌ただしくバタバタしているものです。「込み入った話をするのは相手に悪いのでは」と思うかもしれませんが、バタバタしているからこそ、相手も事務的にサッサと切り上げようとします。結果的に話がこじれることなく終えられることが多いのです。


当たり前ですが、朝は1日の始まりであると同時に、昨夜の続きでもあります。前の晩に飲みすぎたり、テレビやネットサーフィンで夜更かししたときなど、翌朝の体調がすぐれなかったり、気分が乗らないといった経験は誰にでもあるでしょう。ですから、朝時間を有効に活用するためには、前日の夜をいかに意識的に過ごせるかが重要になります。


お礼や謝罪といった相手の感情に関わることは、早ければ早いほど相手への誠意を表すことになるので、朝一番が鉄則です。


通勤時間は仕事が始まる直前の時間でもあります。ですから、戦闘態勢=仕事モードに入るために使うことも重要です。


頭の回転が早い朝は、考えるのに最適な時間です。情報収集に使うのはもったいない。これはある経営者の方に聞いたのですが、経団連元会長の土光敏夫さんは電車で新聞を読んでいる部下を見つけて、「電車の中では新聞など読むな。考えろ!」と叱ったそうです。


朝は1日の始まりであり、昨夜の続きです。昨夜というのは前日の退社前から始まります。仕事が終わってパソコンの電源を落とす前に、明日の準備のために5分間だけ時間をとることが大切です。


ギリギリに出社すると、負い目を感じるだけでなく、その後の予定もずれ込みがちになり、その日一日が何となく「時間に追われている感覚」になってしまいます。逆に、始業30分前に出社していれば、朝から気持ちよくスタートが切れます。


頭をあまり使わないでもいい雑用的な仕事は、脳が疲れている午後や夕方に回したほうがいいでしょう。また、人と長時間じっくり話し合うような予定も、午後に入れるのが賢明です。頭も気力も消耗するので、朝に入れると、その後の一日が全部使い物にならなくなってしまう恐れがあります。逆に、人と会う予定を午後に入れておけば、少なくとも朝から午前中は自分の仕事に専念できます。


健康維持のためのジョギングや、若手社員なら商品知識の勉強など、「長期的に見れば重要度が高いけれども、普段は忙しくてできないこと」こそ、朝の時間に習慣化してやるべきです。


朝は頭を使う時間です。新聞やネットでの情報収集といったインプットよりも、企画のアイデアを出したり、計画や戦略を練ったりといったアウトプットにより多くの時間を割くべきでしょう。また、朝は睡眠によって雑念がリセットされているので、判断や決断を下すのにも適しています。


仕事が速い人のコミュニケーションに関する3つの条件

  1. 短時間で要望を伝え、的確な質問で相手のニーズを引き出すことができる。
  2. 自分一人で大量に仕事を抱え込まないよう工夫している。
  3. コミュニケーションのキーとなる相手の予定を意識している。

このスキルを兼ね備えると効率的に時間が使えるようになるため、自然と仕事が速くなります。


頼みごとをすること自体が苦手という人は、誰かに何かをお願いする練習をしてみましょう。人は訓練をせずに、いざという場面でだけ実力を発揮することはできません。たとえば、カフェなどで注文とは違ったメニューが運ばれてきたときに交換してもらうなど、口に出して依頼する癖をつけておくことをお勧めします。


仕事が速い人ほど、急な仕事を頼まれがちで時間管理ができないという傾向があると思います。できる人に押し付けてしまうというのは、組織の問題でもあるのですが、依然として現場ではありがちな話でしょう。こんなとき角を立てずに断るには、「最初に事実を述べてから」「ノーと断る意見を挟み」「1~2個の代替案を提出する」というスリーステップでノーと伝える話法を頭に入れておきましょう。


「悪い報告ほど先に伝える」ことが重要です。報告をする前に、「明日少し、お時間よろしいですか」と言っておけば上司にも準備する時間を与えられるため、素早く対応してもらえます。


上司の確認を得なければ進められない仕事は多いものです。いざ話しかけようとしたら、上司が長い会議に入ってしまった……などという経験がある人は多いと思います。確認ひとつで進められるはずの仕事が滞ってしまうのは、タイムロスにつながります。これを防ぐためにも、確認事項があるときは上司の予定を先に確認しておきましょう。朝一番で、「今日はこれをご確認いただきたいのですが、お時間いただけますか?」と予約しておくのもいいですね。


TODOリストをつくるときもコミュニケーションがキーポイントになります。担当業務を、「自分だけで進められるか」「他者が関わるか」の2種類に分けてスケジューリングすることが必要になるからです。


後輩に仕事を任せるとき、指針を示したらあとはやらせてみて「ここまで自分で考えたら報告してください。○時まで手が離せない仕事があるけれど、○時からなら時間がとれるので、質問があればその時間に」など、あらかじめ後輩のために時間を確保しておくとよいと思います。あとで時間をとってもらえるとわかっていれば、それまでの時間にお互いに自分の仕事ができます。また、後輩の仕事の進捗が確実にわかり、軌道修正しながら進められるのでミスも減ります。まさに一石二鳥です。


ほかの人に仕事を頼むときに避けるべきなのは、午前中に終わらせなければならない仕事を頼むことです。人が最大限の能力を発揮できる時間帯をプライムタイムといいますが、多くの人にとってそれは午前中に相当するといわれているからです。最も集中できる時間に頼んでしまうと大きな負担をかけかねません。


自分一人で大量に仕事を抱え込まないためには、思い切ってほかの人に任せることが大切です。頼みごとが受け入れられるか否かは、日ごろからのコミュニケーションがものをいいます。自分から先に業務を手伝い、頼みごとをするときは相手の状況を読みタイミングを計る。時間のかかりすぎる仕事は頼まず、相手の得意のジャンルを中心に、「ぜひ」「あなただから」とプライドを満たすように頼むのもコツです。


的確な質問で相手のニーズを正確に引き出すには、オープン・クエスチョンという方法を用いましょう。「この仕事はいつまでにできますか?」など、イエスかノーでは即答できない質問法です。相手に自分の言葉で自由に話してもらうことで、自然と話題の幅が広がります。質問される側が会話の主導権を握るため、リラックスした気持ちになってもらえるといった理由から、信頼関係の構築にも役立つといわれています。


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