戸田覚の名言 一覧

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戸田覚のプロフィール

戸田覚、とだ・さとる。日本のビジネス書作家・コンサルタント。東京出身。ハイテク、パソコン、営業、商品開発、事業開発などのテーマを中心に執筆、講演、コンサルティングを行っている。多数の連載を持ち、100冊を超える本を出版。著書に『だから御社のWebは二度と読む気がしない』『すごい人のすごい企画書』『あのヒット商品のナマ企画書が見たい!』『パソコン整理の裏ワザ』他多数。

僕は、人間の能力にはほとんど差はないと思っています。あるのは時間の使い方の差だけです。時間をきちんと管理して、使える時間を多く生み出した人が、最後には得をするのです。


仕事というのは、期日までに完成させてこそ仕事です。与えられた時間で、与えられた仕事を終えるようコントロールすることが、時間管理の最大のポイントです。


仕組みをつくっておくだけで、1回につき約30分の時間節約になります。10回繰り返せば5時間、20回繰り返せば10時間の節約になります。


時間管理の上手な人と下手な人の決定的な違いは、時間の見積もりができるかどうかです。時間の見積もりというのは、「この作業をするのにどれだけの時間がかかるか」を自分で把握することです。企画書を書くのに1日かかるのか、それとも3時間でできるのか。時間の見通しとは、言い換えれば、仕事や作業に対する自分の能力を見極めることでもあります。


仕事の効率を上げていくには、そうせざるを得ない状況に自分を追い込むことも必要です。極端な話、3日かかる企画書を仕上げるのに、そのうちの2日間を風邪で寝込んでしまった人は、最後の1日でなんとか企画書をつくってしまうものです。そういった「火事場の馬鹿力」を出し続けていると、それが当たり前になり、短時間でより多くの仕事ができるようになります。


短時間でより多くの仕事をこなすコツは、当たり前のことですが、仕事を小分けにしてスケジューリングすることです。書類をつくる場合、たいていの人は「いついつまでに書類をつくろう」と期日を考えますが、僕の場合は「資料をつくるためにはまず情報を収集して」「写真やデータなどの素材を集めて」「グラフをつくって」といったステップごとに作業を分解します。そして、それぞれの作業にかかる時間をできるだけ短縮できるように、工夫を重ねます。


短時間で多くの仕事をこなしている人に対しては、周りの人は「この人の時間を無駄にしてはいけない」と思うので、周りが時間を合わせてくれるようになります。時間管理をしっかり行うことで、自分の時間の使い方を有利に進めることができます。


時間の価値は誰に対しても平等というわけではなく、立場や力関係によっても変わってきます。立場が低いほど管理できる時間は減っていくので、自分が置かれた立場や管理できる時間を把握しながら、スケジュールを組み立てていく必要があります。


仕事は早めに取りかかること。「まだ1週間あるから余裕だ」と思っていると、結局はダラダラと時間をかけてやってしまいます。早めに終わらせてしまえば、心おきなく次の仕事にとりかかれるし、心おきなく遊ぶこともできます。その方がよっぽど幸せだと思いませんか。


時間管理で大切なことは、仕事や作業のスタート時間を決めることです。来週水曜日の5時から会議があるなら、多くの人は「来週水曜日の5時までに会議資料をつくろう」と考えますが、それは間違いです。5時までにつくるのではなく、「何時からつくりはじめるか」を把握することが大事なのです。5時までに終わらせるには、3時から始めなきゃいけないのに3時半や4時になってしまうから、「ヤバい、間に合わない」ということになってしまうのです。


自分の能力と時間をしっかり見積もっていれば、できない仕事には「できない」、あるいは「手伝って欲しい」と言うことができます。上司から急な仕事を頼まれたときに、「それを優先すると、こちらの仕事ができなくなってしまいます」とハッキリと伝えることができるはずです。


時間管理の下手な人は、時間の見積もりをしないまま「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と仕事を抱え込んでしまうので、「とにかく忙しい」「時間がない」と時間に追われることになります。そして、期日に遅れるまで「遅れる」ことが予測できないので、結局は仕事のいくつかを期日に間に合わせることができなくなってしまうのです。


僕は作家になってからの20年間、1度も締め切りに遅れたことはありません。常に締め切り一週間前くらいには終わらせてきました。それができるのは、仕事の効率を最大限に引き上げる努力をしてきたことと、普段から時間の見通しを立てているからです。


期間が短い大変な仕事こそ、チャンスだと思うべきです。短時間で仕事を終わらせることができれば、発注した相手からは高く評価されるでしょうし、なにより、締切りが近い仕事ほど方向性がブレることはありません。短時間で最大のパフォーマンスを出せる仕事こそが、自分の時間価値を上げてくれる良い仕事だと認識すべきでしょう。


書類ひとつとっても、どのようなつくり方をすれば時間を短縮できるか、どんなツールやアプリケーションを活用すればもっと効率的にできるかを真剣に考える。そうやってひとつひとつの仕事を効率化して、1分1秒でも活用できる時間を生み出していくことで、いまのように月45本の連載をこなせるようになり、趣味や遊びにも時間を使うことができるのだと思います。


僕は企画書をワードではなくエクセルでつくります。なぜなら、エクセルファイルの中には、企画書をつくるための計算書やスケジュール管理表など、必要なシートをすべて入れておくことができるからです。スケジュール管理表には、それぞれの作業にかかる時間、開始日、完了日が記載されていて、その数字を変更するだけで企画書のスケジュール表にも反映されるようになっています。企画書を作成するときに、いちいち別のファイルを開いて確認したり、コピー&ペーストする手間を省くのです。


「時間管理が上手くできている人は時間に余裕がある」という言い方をしますが、本当は誰も時間に余裕なんてありません。ただ、同じ時間のなかでより多くの仕事をやっているかやっていないかの違いだけです。


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