大和賢一郎の名言 一覧

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大和賢一郎のプロフィール

大和賢一郎、やまと・けんいちろう。日本のITエンジニア。京都府出身。日立製作所に14年間勤務後に独立し東京ウェブ制作を設立。日立製作所在籍中はITシステムのプログラミングだけでなく、プロジェクトマネジメント、クライアントとの価格・納期交渉などを担当。その経験を活かし、ウェブ関連事業の傍ら、仕事術や自己啓発などについての執筆活動を行っている。著書に『会社を辞めるということ』『ハイペース仕事術 「時短テク」より「時間戦略」で生産性を上げる!』『入社3年で仕事のおもしろさに目覚める瞬間』『辞めるなんてもったいない!  入社3年たったら読む本』ほか。

とくに若手の人たちは、何でもメールで伝えようとしがちな傾向があります。まずは会話から入るべきところをメールで済まそうとしてしまうのです。メールの文面だけだと相手の感情が読み取りにくいので、不毛な議論やケンカが発生しやすいのも問題です。一方、メールを送る前に、一度でもお互いが顔を合わせて会話をすれば、「ああ、そういうことね」と、たった3分で理解し合えることはよくあります。議論する内容が複雑で難しい場合こそ、まずは会話をすることが大切です。


私のような組織で働くサラリーマンの場合、上司や部下といった「人」によって、自分の仕事時間が大きく左右されてしまうのです。そのことに気づいてからは、「仕事を速くするには、道具やツールにこだわる前に、まず人との関係性を意識すべきだ」と考えるようになりました。


コミュニケーションにおいて「文書(メールや配布資料)」と「会話」を適切に使い分けることも重要です。両者には、一長一短があります。たとえば、相手の熱意や本気度といった「気分的なもの」を探るには、メールは適しません。言葉の裏に隠された感情や真意を読み取るには、相手の表情や口調を見聞きしながら、直接会話をするのが手っ取り早いのです。


「火曜の午前中に会議があるから、資料をまとめておいて」といわれると、たいていの人は「じゃあ、月曜中につくればいいな」と考えます。しかし、月曜の夕方に資料を提出して、上司から「いや、こういうのがほしいんじゃないんだよ」といわれたら、あなたは残業をして翌朝までに資料をつくり直さなくてはいけなくなります。このように、締め切り間際になって初めて完成物をみせると、すべてをひっくり返される危険性があります。それを回避するには、途中の段階で「来週出す予定の資料ですが、こんな感じでいいですか」と碓認すればよいのです。上司の求めるものとギャップがあれば、早い時点で修正できますし、こちらも最小限の労力で相手のニーズを満たすことができます。


上司とのあいだで無駄な作業を増やさないためには「中間報告」も欠かせません。最初に指示を出されたときに、相手のニーズを確認しても、双方に認識のズレがあったり、途中で上司が求めるものが変わってしまうことがあります。ですから、作業の過程で、相手の意思をこまめに確認する必要があります。


上司の出す指示は、「この資料やっておいて」といった曖昧な表現が多いものです。ところが多くの人は、曖昧な部分をそのままにして、作業にとりかかってしまう。その結果、上司が求めてもいないことを、勝手に「やらなくてはいけないこと」と推測し、余計な仕事を増やしているのです。曖昧な指示を出されたら、まず確認すべきは「いつまでに」という期限です。さらに、「どんな体裁がいいのか」「どの程度の詳細なデータが欲しいのか」といったことを具体的に聞きだすのです。


仕事を速くするためのコミュニケーションのポイントは、「相手の求めているもの=ニーズ」をしっかりと把握することです。たとえば、あなたが上司から資料の作成を指示されたとします。そこでパワーポイントを駆使して何十枚も資料をつくり込み、そのために残業までして頑張ります。ところが、いざ上司に提出したら、「ここまで詳しい資料はいらないのに」といわれてしまった……。こうした事態が起こるのは、相手のニーズを把握していないから。「相手のニーズを知る」ということは、「自分がやらなくていいことを知る」ということです。それさえわかれば、自分の時間をムダな作業に費やすこともなくなります。


私自身は、会議や打ち合わせで上司に口頭で確認をとったら、あとで必ず「念押しメール」を送るようにしています。話し合いで結論が出たとしても、あえて「先ほど口頭でも確認いたしましたが、下記の条件で進めます」と念を押すメールを送っておくのです。これには、会話を記録として残し、お互いに勘違いや思い込みがないかを確認する目的があります。会議で上司に「この携帯電話は100gでつくればいいんですね」と確認したのに、「たぶん大丈夫」という曖昧な言葉で返されたとします。その場合、メールで「先ほど口頭でもお伝えたしたとおり、100gで設計を進めます。問題があればお知らせください」と念を押すのです。こうしておけば、あとになって「100gと断言はしていない」などといわれて、また初めからやり世し、といった最悪の事態は回避できます。話したことをいちいちメールで念押しするなんて面倒だと思うかもしれませんが、このひと手間が、結果的に大幅な時間のロスを未然に防いでくれるのです。


数字を確認したり、多くの人と情報を同時に共有したりする場合には、文書が適しています。とくに、会話によるコミュニケーションをより確実なものにするために使うと、非常に有効です。


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