壺阪龍哉の名言 一覧

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壺阪龍哉のプロフィール

壺阪龍哉、つぼさか・たつや。日本のコンサルタント。東京出身。慶應義塾大学経済学部卒業後、鐘紡(カネボウ)、共栄工業を経て、ファイリング・クリニック(株)、トムオフィス研究所を設立。そのほか、駿河台大学文化情報学部・文化情報学研究科客員教授、記録管理学会会長、総務省文書管理アドバイザー、日本経営協会参与、ファイリング・デザイナー検定委員、ライフベンチャークラブ生涯現役アドバイザーなどを務めた。専門はオフィス業務の効率化。主な著書に『オフィス整理学』『情報の達人になるためのチェックポイント』『パソコンネットワーク時代の正しい文書作りとファイリング術』『7つのムダを捨てれば、すべてうまくいく!』『できる人の「超」整理術』ほか。

名刺や手紙をその場で整理する「リアルタイム処理」は一見面倒に見えますが、短時間で簡単にできる作業です。反対に、「時間のあるときにまとめて処理する」方法は効率的なように見えて、実は時間の無駄にもつながりがちです。行う頻度が低いためスピーディに処理できないからです。溜まらないうちに処理する習慣をつけることが、整理上手の秘訣なのです。


整理が大事とはいえ、そこに時間をかけすぎて仕事が遅くなってしまっては本末転倒です。


名刺や手紙・ハガキ類を上手に整理するには、二つの心得が必要です。

  1. すぐ処理すること。受け取ったらその都度行うリアルタイム処理を心がけましょう。
  2. すべてを同じ扱いにはしないこと。名刺を全部同じ名刺フォルダに入れるなど、一律の方法で整理するのはあまりお勧めしません。今後のビジネスにどれだけ有効かを考えて、「活用するもの」「保存するもの」「廃棄するもの」の三段階に分けることが大切です。

仕事を効率的にこなし、最大の効果を生み出すには、まずは仕事をやりやすい環境を整えることが大事です。


デスクは、「飛行機のコックピット」のようなものだと考えてください。パイロットの目の前には、操縦桿や計器類など操縦に必要なものが一目で見える範囲に、手の届く場所に整理されて並んでいます。デスクも同じです。必要なものがすぐに取り出せ、しかもアクセスしやすい場所にある状態にあって初めて、仕事の効率を上げることができます。


日々やってくる郵便物は、受け取ったその場で処理するようにします。あとでまとめて処理したほうが効率的に思えるかもしれませんが、溜まった郵便物をまとめて処理するためには時間がかかりますし、返事の期限を過ぎてしまうなどのリスクが伴います。仕事の整理も、その場その場で処理していくことが、最も効率的なやり方です。


モノは溢れているときほどなくなりやすく、探すのにも時間がかかり、仕事効率が下がります。重要なものを整理した状態に保つためにも、不要なモノは捨てるべきだと心得ましょう。


いるモノといらないモノを振り分けるとき、過去を基準に判断することが大事です。多くの人は未来を基準に考えてしまうため、「いつか必要になるのではないか」と思って捨てることができません。「過去につかったことがあるかどうか」の実績ベースで考えることが重要です。


デスクまわりに書類や本が散乱して無法地帯になってしまっている人は、まずは必要なものと不要なものを振り分ける作業から始めましょう。デスクの上や引き出しに入っている書類や本などをいったんすべて出し、必要な書類だけをピックアップしていきます。このとき、不要なものを廃棄箱に捨てていくという方法もありますが、これだとなかなか捨てられないので、必要なものだけをピックアップするという方法が効果的でしょう。時間は30分と決めて、考え込まずに作業を進めるのがコツです。


整理と聞くと「片づければいい」と考えて、デスクの上に散らかった書類や道具をとにかく引き出しにしまい込む人がいます。これは単に「整頓」しているだけです。もちろん、一時的にデスクの上はスッキリしますが、単にモノを移動させただけなので、仕事の効率を上げるための根本的な解決にはなりません。整理の目的は、「仕事がはかどる環境づくり」であることをしっかり覚えておいてください。


デスクまわりには必要なものだけが残り、不要なものは捨てられている状態が理想です。そのためには、モノに優先順位をつけ、それぞれに適切な処理を行うのが整理の基本です。


1日の仕事を終えて帰る前に、5分間でもいいから毎日デスクまわりを整頓して帰るようにしましょう。5分間を整理時間に充てるだけで、翌日はスッキリしたデスクで仕事を始めることができます。それを繰り返すだけで、整理の達人になれるのです。


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