吉山勇樹の名言 一覧

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吉山勇樹のプロフィール

吉山勇樹、よしやま・ゆうき。日本の起業家。関西大学社会学部卒業。大学生時代にベンチャー企業の立ち上げと運営を経験。卒業後は大手通信事業会社で主に新規事業開発を担当。その後、教育人材コンサルティング会社の代表取締役を経て、ハイブリッドコンサルティングを設立。著書に『残業ゼロ! 仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術』など。

従来の固定概念を捨てれば、仕事の無駄がどんどん省ける。


スムーズなタイムマネジメントには、よくやる仕事はどれだけの時間がかかるのか、という感覚を持っておくことが必要です。


「会社の意向がコロコロ変わるので、現場が振り回されて困る」という話をよく耳にします。しかし、現在はあらゆることが猛スピードで変化している時代です。それに応じて経営判断が変わるのは当たり前のこと。変化せずにいれば、会社そのものが淘汰されてしまいます。まずは、「変化は当たり前」として受容することから始めましょう。


人に甘える力もときには必要です。日本人はまじめなので、自分が指示されたのだから一人で何とかしなくてはと考え、真っ向勝負を挑んでしまうことがよくあります。でも、真っ向勝負をすれば気力・体力ともに消耗するだけです。


「ワークライフ・バランス」という言葉がありますが、私は「ワークライフ・シナジー」だと考えています。つまり、仕事がうまくいけば私生活もうまくいくし、その逆も成り立つ、という相乗効果の関係にあるわけです。


私は会社員時代、学生時代から続けていた音楽活動が心の支えとなって仕事を頑張ることができました。ですから、仕事とは別に好きなことを見つけておくのはとても大事です。


依然として多くのビジネスパーソンが「多忙自慢」をしています。私が研修でお会いする方々も、「毎日残業で大変」「昨日は一睡もしていない」といったセリフをよく口にしています。しかし、これは自慢にはなりません。むしろ、セルフマネジメントができていないことを公言するようなものです。


それぞれのタスクの目的を考え、そこに必要がない作業をカットするだけで、仕事での時間のロスは大いに軽減できます。


「段取り八分」という言葉があるように、段取りをしっかりやっていれば、仕事は8割終わったも同然です。時間を効率的に使いたいなら、段取りにこそしっかり時間を割くべきです。


段取りと言うと事前の準備というイメージがあるかもしれませんが、段取りとは、仕事のゴールに向けて段階を踏んでアプローチしていくことです。計画段階での段取りもあれば、終了後の振り返りもあります。仕事の全体像を把握して、具体的な作業や行動をひとつひとつ進めていくことが、時間を上手に使う秘訣です。


上手な段取りのコツは、その仕事を遂行するための具体的な行動をできるだけ細かく設定することです。よく「会議をきちんと遂行する」といった大雑把な目標設定をする人がいますが、それではあまり意味がありません。「関連資料を作成する」「事前に確認メールを送って議題を共有しておく」など、具体的な行動や作業に落とし込むことが大切です。


忙しいからこそ、終わった仕事を振り返ることが大切なのです。あるいは、「忙しいからこそ計画を立てる」「忙しいからこそ手紙を書く」でもいいでしょう。忙しいからこそ段取りにひと手間かけることで、全体の時間短縮や仕事の効率アップにつながることを覚えておいていただきたいと思います。


事前の段取りと同じくらい大切なのが、仕事が終わったあとの振り返りです。忙しいとつい休む間もなく次の仕事に取りかかってしまいますが、こうした慌ただしい仕事の進め方こそが、時間の余裕を奪っている要因そのものでもあるのです。仕事の度にイチから段取りを考えていくのは、なかなか大変なことです。それよりも、仕事を振り返ることで成功事例や失敗事例をナレッジとして蓄積し、次の仕事に活用していくことが重要です。


私の会社でも毎年、忘年会や社員旅行を実施していますが、それぞれの行事についての段取りリストをナレッジとして保存しています。ですから、前年の段取りに少し手を加えるだけで、翌年の行事を効率的に進めることができるのです。


段取りをきちんと組み立てておきさえすれば、次に同じような仕事が発生したときに活かすことができます。段取りが計画書やスケジュール表にまとめられていたら、それを次の仕事にも活用できるのです。


いくら段取りをしっかり立てても、突発的な仕事や想定外のトラブルが発生して、仕事がスケジュール通りに進まないこともあるでしょう。そのような場合、たとえ30分でも1時間でも1日のスケジュールに余裕をもっておけば、時間内に対応できるはずです。もし、トラブルが起こらなければ、そのあいた時間を使って書類に目を通したり、メールの返信をするなど、時間をかけずにできる仕事に回すことができます。


打ち合わせや会議などのアポイントはスケジュールに記載するものの、会議資料の準備や報告書作成にとりかかる時間をまったく考慮していない人が意外に多いものです。「会議当日までにやればいい」と考えていると、結局、会議前日に徹夜で作成することになります。そうならないためにも、具体的なひとつひとつの作業について「いつやるのか」を明確にスケジュールに組み込んでいくことが段取り上手の基本です。


リマインドメール(お知らせのメール)に事前に1分の手間をかけることによって、1時間のロス=ムダ時間を軽減することができます。


仕事にとりかかる前に段取りをしっかりしなかったために、やり直しに2時間もかかってしまうくらいなら、そのうち1時間でも段取りの時間に回して、やり直しを30分に抑えた方が効率的です。


時間の使い方が下手で、仕事が時間内に終わらないという人というのは、その日のうちにやるべき仕事の全体像を把握していない人なのではないでしょうか。たとえば、スタートからゴールまでのイメージがないままに、目先の仕事からとりかかってしまうというような人です。そうすると、途中で「次は何をすればいいんだっけ?」「そもそも、なんでこれをやっていたんだっけ?」と、仕事の目的や方向性を見失ってしまうことにもなりかねません。


成長には「もうこれでいい」という到達点はありません。ですから、明日、将来の行動管理を徹底するため、今晩も手帳を開くのです。


私が本を執筆する際には、編集者と締切日の約束を交わします。そうしたら、その二か月前に着手日を設定し、まず「目次」と「前書き」から始めることを手帳にメモします。そうやって10ページなり、20ページ分なりを進めておけば、本文の原稿執筆もスムーズに進みます。


行動管理の工夫として、着手日も設定しています。英国の歴史政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソンは「仕事は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまでは膨張する」と指摘しました。夏休みの宿題をギリギリまで手を付けない子供がいます。その結果、手に負えないくらいの量の宿題に膨らませてしまうようなことです。そこで、そうならないように締切日から逆算して、着手日を設定します。


社員には自分たちの行動管理手帳の内容を「全員メール」で送ってもらいます。私は毎朝出社すると、必ずそれらを確認します。そうすることは社員にとって大きなメリットがあります。上司である私から仕事を「ムチャ振り」されなくなるからです。目いっぱい仕事が詰まっているのがわかっていたら「今日は新しい仕事を振るのをやめておこう」という気持ちになります。それで社員は自分のペースを乱されることなくスムーズにタスクをこなしていけるようになるのです。


行動管理手帳の内容を共有することも大切です。私は「Googleカレンダー」を利用して自分のスケジュールを全社員に公開しています。


「今日の予定は?」と尋ねると、「会議があります。それくらいでしょうか」と答えが返ってくることがあります。その人は一日単位でしか仕事をとらえていないのです。また相手のある仕事、つまり二人称以上に仕事しか目に入っていません。1時間、30分、15分と時間単位を短くしていくと、自分一人で完結させる一人称の仕事がいくつも浮かんできます。そして、本来30分でできる仕事に、2時間も費やしているようなことも明らかになってきます。


行動管理のポイントは、「15分刻みの時間単位で自分の仕事をとらえなおしてみる」ということです。そうすると「忙しくて毎日残業だ」といっている人ほど、仕事中にムダ話が多かったり、喫煙スペースに長居をしていたりと、時間をダラダラと浪費していることがわかってきます。


私は一年間のうちに230日ほど研修や講演で全国を飛び回っています。そんな移動の最中にタクシーや飛行機の中で少しでも時間に余裕ができると、行動管理手帳を何度も繰り返し見ています。私が手書きの手帳にこだわる理由もここにあります。一時期、パソコンを使ったこともあったのですが、飛行機の中では使用禁止です。いつでも開くことができる手書きの手帳がやはりベストです。


大切なのはゴールの設定です。最初のとっかかりとなるプランをいくら立てても、どこに向かうべきなのか、目的としてのゴールをしっかり据えておかないと、間違った方向へ進みかねません。


よく時間管理の重要性を耳にしますが、私が強調したいのは時間管理ではなく、行動管理だということです。


私が手帳を活用し始めたのは、大学2年生でベンチャー企業の創業、運営に役員として携わったときです。目の前には膨大な量の仕事があり、何から手を付けていいのかわかりません。そんなとき、先輩経営者から行動管理手帳の重要性を教えていただきました。


私は手帳を単なるスケジュール管理のツールだとは思っていません。顧客満足度を向上させて成果をアップしていくために、自分がやるべきタスクをリストアップし、確実に実行していくためのものだと考えています。いわゆる「ToDoリスト」と手帳のスケジュール機能を組み合わせ、自分自身の行動管理手帳として活用しているのです。


私が寝る前に習慣づけているのが、メールをチェックした後で確定したアポイントメントなどをB5判サイズの手帳にメモすることと、そこにあるメモを確認しながら翌日の自分の行動パターンを頭の中でイメージすることです。時間にしてわずかに3から5分。しかし、そうしておくと、翌日はメリハリのある一日を過ごすことができるようになります。


やりたいことがたくさんあれば、仕事でも私生活でも、それを「ニンジン」として鼻先にぶら下げて走り続けることができます。10年後にどうなるかわからなくても、全力で走り続けていれば、とりあえずこの1年は乗り切れる。将来どこへ辿り着くかは、その積み重ねでしかないと思うのです。だから、ぜひ、「wantリスト」をつくってください。大きな夢じゃなくていい、小さな夢で構いません。「週末に友人と飲みにいきたい」「スーツを新調したい」といったことでいいのです。そうした小さい夢をたくさんもっていれば、ひとつ叶えるたびに喜びが生まれるし、頑張る意欲が湧いてくるはずです。


よく「仕事の優先順位は緊急度と重要度で決めよ」といいます。緊急度については、締め切りや納期という客観的な基準があるので、上司と部下で共有しやすい。しかし、重要度には個人の主観が入りやすいので、優先順位にギャップが生じてしまうのです。上司が何を大事に思っているかを事前に把握してから、仕事の段取りを組む必要があります。


上司と共通の認識や価値基準をもつことは非常に重要です。仕事を進めるうえでは、上司と現場が優先順位を共有することも大事ですが、その基準も互いに食い違っていることが多いのです。


もし仕事でモヤモヤしているなら、自分が輝けるフィールドを会社の外に求めてもいいと思います。ゴルフが好きなら休日にゴルフの腕を磨けばいいし、音楽が好きならオヤジバンドを結成してもいい。ボランティアやNPOの活動に参加するのもいいでしょう。私も、本業とは別に、いくつかのNPOで理事を務めています。そうした場に参加する会社員は増えていますし、会社で培ったスキルやノウハウを存分に発揮してくれています。会社以外に自分の力を発揮できるフィールドをもっておくことが、結果的に、仕事でのモチベーションを高めることにもつながります。たとえ仕事がつらくても、「また明日から仕事を頑張ろう」と思えるようになります。


部下に優秀なところばかりみせられれば、嫉妬や反発を覚えるのが人間というものです。むしろ「俺がサポートしてやらなくちゃダメだな」と思わせ、上司にフォロワーシッブを発揮させて自分の味方につけてしまうのも、部下として上手な立ち回り方です。


上司が何を重視しているかは、部下の失敗に対する指摘の仕方や叱り方から読み取ることができます。逆にいえば、失敗や弱みを隠そうとする部下は、上司の本音を読み取れない可能性が高い。その意味でも、失敗はどんどんしていいのです。自分のダメなところも上司にみせつつ、それに対する指摘から自分に期待することを読み取り、最終的にはその期待に応えればいい。


上司への相談のタイミングは「二・五・七」が目安。とりあえずは2割できたところで、上司にみせます。すると、自分は2割だと思っていたものが、上司からみると1割にも満たないかもしれないし、5割までできていると判断するかもしれない。そうした上司の反応をみて、最終的に何が百点満点かを摺り合わせながら進めれば、最後になって上司にすべてをひっくり返されることはなくなります。


事前に「上司が何をどれだけ期待しているか」という期待値をすり合わせることが大切です。そのためには、「ソウレンホウ(相談・連絡・報告)」を心がけてください。よく「ホウレンソウ」といいますが、いきなり「こうしました」と報告されて、それが期待に沿わないものなら、上司はダメ出しするしかない。ですから、まずは相談から入ってください。


「何をもって成果とするか」という基準を明確にすることが大切です。上司が考える百点満点と、部下が考える百点満点は、必ず違います。だから、部下は部下なりの百点満点をめざしてコツコツ頑張ったのに、上司に提出したらあっさりダメ出しをされる、ということが起こるのです。


「何をもってよしとするか」というハードルを低めに設定するのも、不満を増大させないコツ。自分の意見がすべて通らなくても、「10のうち2は採用識されたからよしとしよう」と思えば、ストレスが溜まりません。「どうして2しか通らないのだ」とこだわっていたら、次の提案では2さえ通らなくなるかもしれない。結果が出てしまったことは受け入れて、次のリベンジマッチに向けて粛々と準備を進めたほうが建設的です。


会社と意見が衝突して落としどころを見つけるときに大切なのは「一人ですべてをやろうとしないこと」です。あなたが会社と異なる意見をもったときは、現場レベルで、同じ考えをもった人がほかにもいるはずです。その人たちと意見や感情を共有したうえで、どんな折衷案を提案すべきかを考える。そして、その案を直接自分が上にぶつけるのではなく、社内の調整役を介して上に通してもらうといいでしょう。どんな会社にも上と下のハブになる立ち位置にいる人がいるはずです。その人の力を借りるわけです。


トップランナーたちは多忙ですが、実はOFFの時間がとても充実しています。共通点はとにかくお楽しみをたくさんつくっているということ。仕事終わりや週末、長期休暇に、デートや釣り、ライブ、ショッピング、旅行、マッサージと、「この仕事を終えたら……」というイベントをスケジュールの先に組み込み、それを実現するために仕事のサイクルを早め早めに回していくのです。


近くの特定分野に詳しい人との関係、言ってみれば、人材のポートフォリオを充実させることで、他人のノウハウや脳みそを活用できるのです。自分のナレッジ(知識)をより広くより深くレバレッジ(拡張)できるとも考えられます。そうやって周囲の人の力を活用し、全体のパフォーマンスを当初の10倍以上にするようにコントロールするのが自分の役割です。


人を動かしたり、人の力を借りたりするほうがずっと早く仕事が完了します。私の顧客で有能な人に共通しているのは、周囲を上手に巻き込んでいること。自分の弱さを見せて、相手の懐に入り込む人たらし的な魅力があります。


どんな会社でも、現場と上層部の意見は衝突するものです。むしろ、互いの意見をぶつけ合い、混沌とした状態を積極的につくり出すべきだと私は考えています。外資系企業では、社内で意図的に衝突を起こし、そこから生まれる化学反応によって会社の競争力を高める「コンフリクト(葛藤・紛争)・マネジメント」という手法があるほどです。


上司のいうことが昨日と違っていたら、「ちゃんと変化が起こっているのだから、うちの会社は健全なのだな」と受け止めるべきです。上に何も意見するなといっているわけではありません。変化を受容したうえで、「では、どうすればいいか」を上へ提案すべきなのです。


30分以内というコンパクトな時間でできる仕事が多いにもかかわらず、大雑把に記入するタイプの手帳だと、どうしても管理が甘くなりがちです。時間の価値を可視化するには細かい時間軸で区切ってある手帳のほうがいい。そのほうが、スキマ時間も発見しやすいです。


完璧主義というのは場合によっては時間泥棒になってしまいます。


人と自分の考えは少なくとも二割は違うと考えるべきです。


語呂合わせで報・連・相と覚えていますが、むしろ、相談・連絡・報告を実践すると仕事効率がアップします。セオリー通り、報告から入っても、ある程度進められてから「○○でした(いい話ではない)」と上司に言えば、時間をたっぷりかけていても成果は見込めないと判断され、プランは立ち消えといった残念な結果になることも。そんな徒労を防ぐにも、まずは早めに相談することが大切なのです。


部下の行動を把握すれば、自分の行動を見直すこともできます。部下の仕事の遅れは、上司が原因であることも多いからです。部下が大量のタスクを抱えているときに、急な仕事を部下に振ったら、「できなかったタスク」が増えるのは当然。部下のタスクを把握することで、「今日は大変そうだから、あの件は別のメンバーに頼もう」といった判断ができます。


仕事を効率化するのに必要なのは、「時間管理」ではなく、「行動管理」です。1日24時間、365日の間、ずっと時間をコントロルルすることなど不可能。しかし、限られた時間の中でどのように行動するかを考えることはできます。


部下にできる仕事をなぜ課長がやってしまうかというと、「自分でやったほうが速い」と考えているからです。しかし、本人はそう思っていても、第三者から見ればそうではないことが非常に多い。私もさまざまな企業で「仕事が速い」とされる課長の働き方を見てきましたが、「新しいソフトを使えば、この業務にかかる時間を半分に短縮できます」といった指摘をすることがよくあります。


時間あたりの仕事の効率や生産性を高めるにはどうすればいいか。その解決策はただ一つ、「仕事を減らすこと」しかありません。「時間がない」という人は、自分が今やるべきではない仕事までやっている場合がほとんど。部下に積極的に仕事を任せるべきです。そのためには、「自分が今やるべきこと」を見極め優先順位をつける必要があります。


高すぎる理想に基づいた目的や目標は、計画をいくら立てても、その通りには進みません。目的や目標は、達成してこそ価値があります。だから、まずは現状を正しく把握し、そのうえで現実的なゴールを定めることが大切。


私は多くの人から「優れた計画の立て方を教えてもらえませんか」と相談を受けますが、話を聞くと多くの場合、計画以前の問題で、目的や最終目標が曖昧だったりする。段取りの最初に考えるべき、「ゴール設定」が正しくできていないことが実に多い。


わずかな時間も仕事に充てたいという人にまずやってもらいたいのは、15分単位のスケジュール管理です。「細かすぎてできない」という人もいるかもしれませんが、スキマ時間を可視化できます。


一日のスキマ時間を埋めることだけに躍起になってしまうと、想定外のトラブルに振り回されたりします。気負わずできるよう、毎日1~2時間程度の余裕を作っておくこともコツの一つです。


「TODO管理+優先順位づけ」をセットで習慣化すべきです。さらに管理職やリーダーなら、それをチームの習慣として「仕組み化」してください。「毎朝10分間、このホワイトボードを見ながら全員で優先順位を共有する」などと決めて実践すれば、チーム全体として仕事を溜め込むことがなくなります。マネジメントもしやすくなるはずです。


タスクをパソコン上で共有してもいいのですが、起動やログインに時間がかかるので、その場で誰もがパッと見られるアナログな紙やホワイトボードが、実は使い勝手が良いのです。仕事の状況は日々変化するので、優先順位も常に変動します。付箋なら、変更や追加、削除も簡単です。


仕事の重要度を判断するときは、できるだけ客観的な判断基準を設けること。「社外に関係する仕事は重要度が高く、社内で完結する仕事は低い」「コンプライアンスに関わるものは重要度が高く、そうでないものは低い」などが例です。数字で表わせる基準を使って、「売上げが一千万円以上の案件は重要度が高く、一千万円未満は低い」というように、より明確な設定もできます。


まずは優先順位をつけるための時間を確保してください。TODOリストの作成なら毎日の習慣にしている人が多いでしょうから、TODO管理をするときに優先順位づけもセットで行なうのが効率的です。


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