オダギリ展子の名言 一覧

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オダギリ展子のプロフィール

オダギリ展子、おだぎり・のぶこ。日本の事務効率化コンサルタント。特許事務所で外国特許出願業務に携わり、事務のリスクヘッジや効率化のノウハウを学ぶ。その後、貿易事務を担当し、業務効率化を行い、前任者たちが100時間を超える残業をしていた業務を残業ゼロでこなす。独立したあとはオフィスの業務効率化について書籍やメルマガ、セミナーなどで教えている。主な著書に『オフィス事務の上手なすすめ方』『ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ!』『フォーマット書類術』『最強のデスクワーク術』『仕事が10倍速くなる事務効率アップ術』『デスクワーク&整理術のルールとマナー』『最強の文具活用術』ほか。

デスク周りの整理は、仕事のクオリティを大きく左右する。


お金も時間もかけずに簡単に仕事を効率化できるのが、デスクまわりの整理整頓です。年末に向けて仕事が忙しくなる前に、デスクまわりを見直しましょう。


オフィスでの整理整頓の最大の目的は、ミスを防ぐこと。そして、探す、迷う、調べ直すといったタイムロスをゼロにすることです。


机の上のモノの置き場と作業のしやすさには、利き手が大きく関係します。利き手を考慮して右側に置くべきモノ、左側に置くべきモノを決めると、自動的にとりだしやすい位置にモノを置くことができます。


立てることで使い勝手がよくなる場合は、できるだけそうする方が得策です。ペン立てはもちろん、メモ用紙は空き箱の中に立てて保管、ファイルもボックスファイルやブックスタンドを利用することで使い勝手がよくなるでしょう。立てて置くメリットは、埋もれにくい、取り出しやすい、作業しやすいことがあげられます。そして、寝かせて置くよりスペースを取られないので机を広く使うことができるようになります。これは大きな利点といえます。


組織で働いているのであれば、どこに何があるのかが、自分だけにしかわからないというのは禁物です。職場の人たちと共有できる整理術を心がけることが重要です。誰でも一目でわかるように整理しておけば、出張先から電話一本で、同僚に資料を確認してもらうことも可能です。欲しい情報がすぐに得られます。


片づけてもすぐに散らかってしまうという声をよく聞きますが、それはおそらくキレイにすることだけにこだわっているからではないでしょうか。見た目には片付いていても、実際には作業がやりにくい状態になっているのです。ミス防止、業務の効率化という視点で片づければ、必然的に作業がやりやすい状態が生まれますから、いつまでもキレイが継続します。


かつて私は、特許事務所で外国特許出願事務を担当していました。ひとつのミスが取り返しのつかない事態を起こし、自分の立場すら危うくなるような厳しい職場でした。そこで私は、書類の誤送や、提出期限の遅れなどが起きないようなモノの置き方や書類の管理方法を真剣に考えました。それらをひとつひとつ実行していったところ、気がつけばデスクまわりはスッキリと片付き、ミスだけでなく時間の無駄もなくなりました。


整理整頓と聞くと、几帳面に美しく整えることをイメージする人もいるでしょう。しかし、オフィスの整理整頓はキレイに片づけることが目的ではありません。たとえどんなにキレイであっても、使いたいときに使いたいモノがすぐに取り出せなくては意味がないからです。


引き出しの中がいっぱいの場合、中のものをいったん全部取り出して、必要なモノだけをセレクトします。それから改めて、仕事が効率よく進められるように、保管の仕方をやり直します。


「モノがあふれかえっていて、何から手をつけていいのかわからない」。そんな人は、机の上に散乱しているものを、いったんすべて机から降ろしてみましょう。文具は文具、書類は書類でまとめながら、あまり使わないものは手放し、不要なモノは処分していきます。それが面倒な人は思い切ってすべてのモノをダンボール箱などに移動させるのもよいでしょう。そこから必要なモノだけをピックアップして、作業がやりやすいように机の上に配置していきます。


机の上が散乱していて必要な書類が見つからない。これではモノを探すのに時間ばかり取られてしまい、仕事の効率は下がるばかりか、気持ちに余裕がなくなってしまいます。悪循環にサヨナラするには、デスクまわりの整理整頓が必須です。


モノをどこに置くかは、「使用頻度」と「使う手」がカギ。よく使うモノを近くに、めったに使わないものは遠くに置くこと。そして、デスクでそれを使う際の手や身体の動きを考え、作業動線に無駄のない配置が理想です。


整理整頓は、いくつかのシンプルなルールさえ守れば、どんな人にも簡単にできるものなのです。その二大原則は、「置くモノと置かないモノを決める」ことと、「置くならどこに置くかを決める」こと。


整理整頓はミスの防止に絶大な効果があります。大事な書類やメモなどの紛失は、乱雑なモノの配置が原因となって起きるものです。身の周りが常に整理整頓されていれば、そのリスクを限りなくゼロに近づけられるのです。


実は私自身はもともと、整理整頓が「好き」でも「得意」でもありませんでした。しかし、特許事務所という少しのミスも許されない職場で働いていたため、仕事をミスなく行なう方法を追求する中で、最も有効なのが整理であると気づいたのです。それ以来、デスク周りは徹底的にきれいにするよう心がけています。


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